Coordinateur secrétariat directeur général (f/h)

RESPONSABILITÉS :

Missions principales
• Assurer la coordination du secrétariat du Directeur général, garantir la fiabilité, la réactivité et la confidentialité du traitement des dossiers.
• Organiser et piloter le fonctionnement du secrétariat DG :
• Planification des agendas DG/DGA,
• Encadrement fonctionnel de l'assistante de direction du DG.

• Gestion directe de l'agenda et des déplacements du Directeur général.
• Interface quotidienne avec les interlocuteurs internes et externes
• Polyvalence opérationnelle : traitement direct d'une partie des tâches d'organisation (courrier, parapheur, organisation matérielle des réunions).
• Organiser les instances de gouvernance (Gouvernance HCL, Gouvernance HCL/UCBL) : préparation des réunions, des dossiers, suivi des relevés des décisions.
• Définir et déployer des procédures partagées (archivage, circuit de signature, priorisation des dossiers).
• Piloter l'amélioration continue des processus administratifs de la Direction générale (courrier, parapheur, archivage).
Relations fonctionnelles
• DGA
• DAGI
• Directions fonctionnelles

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle.
• Rigueur, anticipation et capacité à prioriser.
• Connaissance appréciée des circuits décisionnels d'un CHU et du cadre institutionnel.
• Aptitudes managériales et capacité à coordonner une petite équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Conditions d'exercice
- Le poste est situé au siège administratif des Hospices Civils de Lyon - 3 Quai des Célestins, Lyon 2
- Pour les agents titulaires, le salaire sera fixé selon les grilles indiciaires de la fonction publique du grade attaché d'administration hospitalière, IFTS taux fort. Pour les candidats non statutaires, la rémunération sera fixée en fonction de l'expérience.
- Accès métro direct (Bellecour)
- Temps de travail forfait-cadre : 28 jours de congés annuels et 20 RTT.
- Tous profils internes seront étudiés