Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) (h/f)

À propos de nous

setec est un groupe d'ingénierie français, indépendant et pluridisciplinaire, reconnu pour la réalisation de projets complexes et innovants à travers le monde. Animés par l’esprit "Ingénieurs et Citoyens", passionnés par la technique, nos 4 000 collaboratrices et collaborateurs mobilisent chaque jour leurs compétences qu’ils mettent au service des clients et des projets.

setec organisation, filiale du groupe Setec, mobilise les expertises pluridisciplinaires d’un collectif engagé pour accompagner ses clients dans des projets ambitieux et responsables. Acteur reconnu dans les domaines de la ville, des infrastructures, des mobilités et du bâtiment, nous contribuons à concevoir des solutions innovantes, adaptées aux enjeux sociaux et environnementaux actuels.

Devenue société à mission, Setec organisation inscrit son action dans une démarche de développement durable, au service des territoires et de leurs habitants.

Nos équipes interviennent sur des projets emblématiques en France et à l’international, en proposant une approche intégrée sur toute la chaîne de valeur : conseil stratégique, programmation, gestion de projet, concertation, conduite d’opération et mandat de maîtrise d’ouvrage.


Mission

Dans le cadre de nos missions de maîtrise d’ouvrage déléguée et de conduite d’opération pour des projets de transports et de bâtiments, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(ère), intégré(e) à nos équipes opérationnelles.

Vos missions seront les suivantes :

* Suivi administratif et financier des marchés de prestations intellectuelles et de travaux en cours d’exécution :

o Vérification de la complétude et de la validité des actes attachés aux marchés (dossiers de déclarations de sous-traitance et pièces administratives associées, fiches modificatives, ordres de service, avenants, bons de commandes, factures, attestations de paiement, décomptes généraux, …) et restitution/alerte de l’équipe opérationnelle,

o Mise en place / adaptation de procédures et d’outils de suivi (tableaux de suivi, indicateurs) et alimentation des outils de suivis,

o Gestion documentaire des courriers et autres actes attachés aux marchés (courriers, GED, serveur, …).

* Préparation du reporting périodique financier et comptable par marché :

o Etat des engagements, des factures, des paiements, des appels de fonds auprès des financeurs, …

o Assistance pour l’établissement des budgets annuels, les recalages budgétaires en cours d’année et la gestion des appels de fonds auprès de ces financeurs

o En lien avec l’équipe opérationnelle, suivi de l’évolution des provisions pour risques, des surcoûts et de leur origine (en lien avec les fiches modificatives) et du coût final prévisionnel

o Rédaction d’éléments saillants ressortant de l’analyse financière, en lien avec l’équipe opérationnelle

o Mise en forme des tableurs et des présentations à destination du maître d’ouvrage et des financeurs, avec l’appui du reporting réalisé sous PowerBI, en lien avec la direction de projet.

Vous interviendrez au sein des équipes projets, en étroite collaboration avec les chefs de projet en charge du pilotage et du suivi des prestataires intellectuel et des entreprises de travaux, et également aux côtés de la direction de projet, notamment pour ce qui concerne le reporting auprès des maîtres d’ouvrage et des financeurs des projets.

Vous pourrez participer de manière transverse à la réflexion métier sur la gestion des marchés et le reporting financier.


Profil

Vous avez une formation initiale de niveau min. bac +2 (BTS/licence en comptabilité gestion, BTS management des unités commerciales, ou équivalent).

Vous disposez d’une expérience réussie de minimum 5 ans en assistance administrative et financière sur des projets ou en contrôle de gestion de projet (le cas échéant, dans le cadre d’une alternance).

Vous avez idéalement connaissance du fonctionnement des marchés publics, de préférence dans nos secteurs ou métiers. Vous êtes autonome dans l’utilisation du pack MS Office, et savez utiliser les principales fonctionnalités d’Excel (tableaux, formules, tableaux croisés dynamiques, éventuellement macros, …). Une connaissance de l’environnement PowerBI peut être un plus.

Doté(e) d'un fort esprit d'équipe, d'une bonne capacité d'initiative et d'une aptitude à communiquer à tous les niveaux au sein de l'entreprise, vous avez de fortes capacités de travail, d'organisation et de rigueur, savez gérer les priorités, respecter les objectifs qualité et les délais.