La Direction Ingénierie des travaux souterrains recherche un(e) assistant(e) de direction
L’assistant(e) de département assure un rôle de soutien administratif, gestion, logistique et organisationnel au sein du département. Il/elle contribue à la fluidité des opérations quotidiennes et facilite la coordination entre les équipes internes et les interlocuteurs externes.
Responsabilités :
Support administratif
Gestion des agendas et suivi des présences/congés/télétravail
Réception et traitement des appels, courriels et courriers
Logistique et coordination, parc informatique
Organisation des déplacements et réservations ;
utilisation des logiciels entreprise dédiés
Préparation d’événements internes : ateliers, réunions techniques ou de département
Suivi des commandes de fournitures et gestion des stocks
Commandes et suivi du parc informatique et téléphonique ;
suivi des contrats des logiciels techniques ;
interlocuteur du Service informatique
Support RH
Participation à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs, accompagnement des collaborateurs dans les démarches administratives de l’entreprise, participation aux formalités de départ
Appui aux projets
Appui administratif des projets : suivi des contrats et des pièces administratives justificatives
Suivi des contrats de sous-traitance, de prestation ou contrat intérimaires
Support financier et gestion
Traitement des factures, notes de frais et bons de commande
Suivi et gestion des prestations sur le logiciel de gestion dédié (Akuitéo)
Appuis aux Responsables d’Etudes dans la gestion des prestations
Préparation des pièces nécessaires à la facturation
Interface de communication
Point de contact pour les échanges internes et externes
Transmission des informations et suivi des actions
Compétences requises :
Organisation et rigueur
Excellente communication écrite et orale
Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office)
Capacité à gérer les priorités et respecter les délais
Discrétion et sens du service
Esprit d’équipe et autonomie
Profil de formation et expérience recherché :
Formation en assistanat, gestion ou administration
Expérience souhaitée dans un environnement technique
Pourquoi nous rejoindre ?
Ce que VINCI Construction Grands Projets vous offre en plus :
· Un contact direct avec les chantiers ;
· Une dynamique R&D dans les travaux souterrains ;
· Une ouverture sur l'international ;
· Un suivi RH personnalisé pour vous accompagner tout au long de votre carrière au sein de l'entreprise.
Entité
VINCI Construction Grands Projets emploie plus de 14 560 collaborateurs et réalise un chiffre d'affaires annuel de l'ordre de 4 milliards d'euros. Héritier d'entreprises centenaires, il conçoit et réalise des ouvrages complexes à l'international.Ses domaines d'expertise couvrent les infrastructures de transport (ponts, tunnels, routes, ouvrages maritimes), les bâtiments (tours, aéroports, parkings), l'énergie et l'oil & gas (réservoirs GNL, centrales), les infrastructures minières, hydrauliques et environnementales.Grâce à son expertise, sa capacité d'ingénierie et son management de projets, il déploie des solutions globales et modulables, en partenariat avec les acteurs locaux
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