Gestionnaire en coordination pédagogique (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Secrétaire des pôles PADJ et PESE :
➢ Assurer les fonctions de secrétaire pédagogique pour les pôles PESE et PADJ : être au soutien des animateurs
de pôle et des CDF pour organiser la venue des intervenants pour chaque séquence.
* Enregistrement des actions des pôles: saisie des catalogues et process dans le logiciel Open Portal (OP);
* Courriers aux intervenants;
* Gestion des intervenants: ordres de mission, réservation titres de transport et réservations hôtelières;
* Réservation des taxis des intervenants;
* Suivi des dossiers en lien avec l'agence de voyage et le pole des frais de déplacement
* Gestion de impression des devoirs
* Participation au bilan du pôle
* Gestion des stages PESE en binôme
* Centralisation des commandes de cafés/ repas pour les intervenants des pôles gérés
* Soutien logistique des animateurs de pôles sur des séquences spécifiques (certification PIX des auditeurs ;ateliers comptabilité ; journées d'accueil des greffiers stagiaires..) ;
* Accueil physique des intervenants des poles avec les animateurs de pôles;
* Préparation des dossiers/pochettes d'accueil des intervenants
Préparation aux premières fonctions (PPF)
* Suivi des formations de deux des 8 fonctions.;
* Gestion de la venue des intervenants et saisie des différents process dans OP.
2. Secrétaire « placé(e) pour l'ensemble des pôles transversaux :
➢ Assurer la suppléance en cas d'absence ou de besoin sur le secrétariat des 3 pôles transversaux : Dimension internationale de la justice (DIJ) ; Humanités judiciaires (HJ) et Environnement judiciaire (PEJ)
3. Soutien de la cheffe de section pédagogie :
➢ Intervention en soutien de la cheffe de la section pédagogie pour: l'organisation logistique des activités collectives, des semaines d'échanges AIAKOS et centralisation de la gestion des repas pour l' ensemble des séquences des pôles transversaux
• Participation à l'accueil des différentes promotions ainsi qu'aux évènements qui scandent la scolarité des différents publics d'apprenants: accueil, remise des ordinateurs portables et signatures des conventions de prêt; participation à l'organisation des prestations de serment.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :
Réelle appétence pour les outils informatiques
✓ Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et outils collaboratifs ;
✓ Environnement professionnel du domaine d'activité ;
Savoir-faire :
✓ Analyser une information, un document, une réglementation ;
✓ Anticiper ;
✓ Maîtriser les délais ;
Savoir-être :
✓ Autonomie, tout en sachant rendre compte ;
✓ Excellent sens des relations humaines ;
✓ Avoir un véritable esprit d'équipe ;
✓ Grande réactivité.