Alternance assistant (e) administratif (ve) et approvisionnements (h/f)

Contrat à Durée Déterminée (CDD) en alternance, prise de poste en septembre 2026 pour une durée de 2 ans

L'assistant(e) administratif (ve) et approvisionnements travaille en interaction avec un ensemble d'interlocuteurs (CERN, techniciens maintenance, exploitation, opération, achats,....) et dans un environnement multiculturel.

Elle/Il effectue les missions principales suivantes :

1. Assistante d'activités
- Accueil,
- Interface avec le client CERN pour l'enregistrement et la gestion des accès,
- Gestion administrative du personnel,
- Gestion des courriers internes/externes : rédaction, correction, ouverture, distribution, expédition,
- Gestion des EPI : tenue des stocks minimum, distribution auprès des collaborateurs en fonction des demandes,
- Gestion de la flotte de véhicules.

2. Approvisionneur(euse)
- Gestion des besoins d'approvisionnements au travers du module d'achats du CERN et des outils du contrat
- Revue des informations techniques et commerciales à l'aide des outils du consortium et de la GMAO, si besoin avec les interfaces techniques du contrat (Team leaders, Méthodes, Magasiniers) et/ou les managers
- Lancement des demandes de devis pour les composants et matériels nécessaires à la maintenance ou au fonctionnement du contrat (consommables notamment)
- Suivi de la réception des devis et relance des fournisseurs consultés si nécessaire
- Vérification de la cohérence devis avec la demande initiale (référence, Qté, conditionnement, incoterms,.).
- Revue des conditions de fourniture (transport, délai de paiement, conditions d'import/export) et ajustement avec les fournisseurs pour être en conformité avec la politique définie par le contrat,
- Suivi de la validation technique des devis auprès des chefs d'équipes et du responsable de maintenance,
- Passage des commandes d'achat selon les conditions commerciales du contrat,
- Suivi des commandes en s'assurant de recevoir les accusés de réception,
- Revue de la conformité des conditions de fournitures de l'accusé de réception avec la commande,
- Pilotage de la relance fournisseurs en amont de la date de livraison pour assurer le respect des délais.
- Suivi des validations de réceptions du magasin afin de valider le déclenchement du paiement des factures.
- Gérer les non-conformités avec les différents interlocuteurs en étant l'interface avec le fournisseur.
- En relation avec le service comptabilité, s'assurer que le paiement des factures est en conformité avec les conditions négociées au moment de la commande.
Valider avec le magasin que les informations techniques modifiées (nouvelle référence fournisseur, changement de fournisseur, documentation technique) sont mises à jour dans la base INFOR du client.

Compétences requises :
- BTS Gestion PME/PMI ou assistant(e) de direction avec compétence forte en approvisionnements
- Expérience professionnelle dans le domaine,
- Maitrise de logiciel Infor EAM ou équivalent type SAP.
Avantages :
- Dispositif d'aide au logement
- Prise en charge de 75 % des abonnements de transport
- Participation aux bénéfices de l'entreprise
Horaires :
- Du lundi au vendredi
- Travail en journée