Assistant cabinet maire h/f - ec22313

Assistant cabinet maire H/F - EC22313

Missions principales du poste

:

Gérer l'accueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire,

Gérer l'agenda du directeur de cabinet (rdv, réunions, invitations...) et des Élus,

En lien avec le Directeur de Cabinet, gérer la représentation des Élus,

Suivi du travail quotidien du cabinet:

Répartition des courriers ou des mails du cabinet,

Affectation et traitement des sollicitations des habitants et du quotidien,

Organisation et planification des réunions et rendez-vous, gestion et suivi des comités de pilotage des Élus et des réunions transversales,

Préparation des dossiers pour les Élus et des trieurs de la semaine,

Rédaction et mise en forme de courriers, notes et comptes rendus pour le Cabinet,

Suivi et vérification du circuit des parapheurs, des circuits de visas et signatures,

Contribution à la gestion comptable du service (bons de commandes),

Centralisation et remise en forme des déroulés et des contenus des manifestations récurrentes selon le planning transmis par les services,

Lien avec l’ensemble des directions, des élus et des institutions partenaires,

Classement et archivage,

Relations internes et externes du poste :

Relations quotidiennes avec l’ensemble des services municipaux,

Contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune ( ... partenaires),

Contact avec les administrations,

Suppléer l’Assistante du Maire lors de ses absences