Publiée le 17 juin
Mission du poste
Vos missions en quelques mots Activités Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé.e de : 1. Accueil et communication - Tenir et coordonner l’agenda de la directrice déléguée (réunions, rendez-vous et visites institutionnelles ou professionnelles), en assurant leur organisation et leur suivi dans le cadre des relations publiques. - Assurer le suivi et le traitement des contacts de la directrice déléguée - Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants - Recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ) 2. Gestion de l’information/secrétariat - Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes - Saisir, mettre en forme des documents divers - Rédiger des documents, des courriers administratifs - Mettre à jour et exploiter le fichier des contacts - Préparer les documents à la signature de la directrice déléguée 3. Classement, archivage - Enregistrer et classer des documents (papiers et électroniques) - Assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives des documents 4. Organisation logistique - Planifier et assurer l’organisation logistique des déplacements en France et à l’étranger, le cas échéant. - Planifier et assurer l’organisation des réunions ou rencontres : réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,…), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion - Assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation Profil recherché Compétences Savoir · Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite · Connaissance des techniques de secrétariat · Connaissance de l’environnement administratif · Connaissance appréciée du contexte des activités muséale Savoir-faire · Maitriser l’usage de la langue française (orthographe, syntaxe, …), être en capacité de rédiger des courriers simples ou récurrents, · Gérer simultanément plusieurs activités en cours, et des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes) · Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités identifiées · Rédiger des notes ou des correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites · Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission · Hiérarchiser l’importance et l’urgence des demandes avant de les transmettre · Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement de sa direction · Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées · Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet) Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 4 Baccalauréat Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
