DESCRIPTION DU POSTE
Sous lautorité du Responsable de service Aide Sociale à lEnfance et en lien fonctionnel avec le chargé de mission de la Commission Départementale des Admissions Aide Sociale à lEnfance.
En lien étroit avec les services de la Maison Sociale de Proximité (référent Aide Sociale à lEnfance et Responsable dÉquipes Sociale et Médico-Sociale, et agents administratifs) et de la Direction Enfance Famille (inspecteurs, gestionnaires Aide Sociale à lEnfance) de lAide Sociale à lEnfance.
Lagent·e devra
Assurer lorganisation administrative, logistique et documentaire des demandes dadmission et de linstance, ; les établissements daccueil et les partenaires institutionnels ;
Veiller à la vérification des dossiers uniformisés, au bon déroulement des réunions, à la rédaction et à la diffusion des relevés de décision, ainsi quau suivi des orientations validées par la commission ;
Participer à la saisie relative lanalyse de loffre daccueil.
Garant·e de la traçabilité, du respect des délais et de la confidentialité, il/elle contribue activement à la fluidité des processus dadmission et à la lisibilité de loffre daccueil départementale, dans le cadre des objectifs de structuration et de pilotage définis par lAide Sociale à lEnfance et la Direction Enfance Famille.
Missions Principales
1/Préparation, organisation et réception des dossiers dadmission et de la commission
Planification des séances de la Commission Départemental des Admissions en lien avec le responsable ;
Réception, vérification et mise en forme des dossiers uniformisés (Maisons Sociales de Proximité et établissements) ;
Appui à la priorisation et la coordination des demandes ;
Lorsque nécessaire, appui logistique aux réunions accueil, listes de présence, relevés, suivi des supports ;
Préparation des ordres du jour, convocations, et réservations de salles.
2/Traitement administratif et suivi
Rédaction et diffusion des relevés de décision et comptes rendus ;
Mise à jour des tableaux de bord (flux dorientation, disponibilités daccueil) ;
Alimentation des outils métiers (WebASE, tableaux des mesures, etc.) ;
Archivage et classement des dossiers de la Commission Départemental des Admissions ;
Assurer la traçabilité et lisibilité des demandes.
3/Appui à la coordination de loffre daccueil
Saisie et mise à jour des disponibilités daccueil dans les outils de suivi ;
Centralisation des retours des établissements et services territoriaux ;
Transmission des décisions aux professionnels Aide Sociale à lEnfance et partenaires concernés ;
Interface fonctionnelle entre les services Aide Sociale à lEnfance, les établissements et les partenaires.
Activités ponctuelles
* Organisation de commissions adhoc (situations urgentes ou complexes) ;
* Appui à lorganisation dinstances complémentaires (réunions, synthèses, présentations) ;
Participation à lévaluation des outils de suivi, procédures internes ;
Aide au traitement statistique des données (bilans, rapports dactivité CDA, etc.) ;
Accueil téléphonique et physique des partenaires ;
Intégrant le pool des agents administratifs du service Aide Sociale à lEnfance, la gestionnaire administrative peut venir en appui de ses collègues de façon occasionnelle sans dégrader lexercice de ses propres missions.
Contraintes liées au poste
Travail sur des éléments confidentiels et sensibles ;
Disponibilité avec les partenaires ;
Respect de délais contraints liés au calendrier et aux urgences ;
Réunions.
Moyens mis à disposition
Outils informatiques ordinateur, imprimante, scanner, téléphonie
Logiciels Libre Office, ZIMBRA,, webase.
Relations fonctionnelles
Relations internes
Inspecteurs Aide Sociale à lEnfance ;
Équipe Aide Sociale à lEnfance territoire référents et Responsable dÉquipes Sociale et Médico-Sociale (RESMS) ;
* Tarificateur ;
* Service juridique ;
* Inspection et contrôle des établissements ;
* Observatoire Départemental de la Protection de lEnfance ;
* Équipes administratives et techniques Maison Sociale de Proximité ;
* Direction Enfance Famille.
Relations externes
* Établissements Aide Sociale à lEnfance (Maisons dEnfants à Caractère Social, Lieux de Vie et dAccueil, Séjour de rupture)
Dynamique associative locale (réseau associatif).
PROFIL DU CANDIDAT
Savoirs
* Connaissance du fonctionnement de lAide Sociale à lEnfance et de la protection de lenfance ;
* Connaissance de lorganisation administrative dune collectivité territoriale ;
* Notions de base sur les Établissements Sociaux/Médico-Sociaux (ESMS) ;
* Maîtrise des outils bureautiques (libre office) et logiciels métiers.
Savoirs-faire
Compétences de communication écrite et orale ;
Rédiger des documents administratifs clairs et fiables (relevés, tableaux) ;
Organiser et hiérarchiser les priorités dans un calendrier contraint ;
Analyse des documents et archivage ;
Utiliser des outils de suivi partagés (tableaux Excel, plateformes internes)
Travailler en lien avec différents interlocuteurs ;
Respecter les procédures, les délais, et la confidentialité.
Savoirs-être
Capacité dadaptation à des contextes changeants ;
Aisance relationnelle ;
Rigueur, sens de lorganisation et autonomie ;
Qualités humaines et discrétion ;
Respect du secret professionnel / Écoute / Implication ;
Sens du service public.
Précision de fonctionnement de la Commission Départemental des Admissions
La Commission Départementale des Admissions (CDA) nest pas une instance de débat ou de délibération. Cest un outil de régulation technique et administratif destiné à organiser la gestion des admissions dans le dispositif de lAide Sociale à lEnfance, en fonction des besoins identifiés et de la capacité daccueil des établissements.
Les situations sont donc principalement instruites en amont par les professionnels référents de la situation (référent Aide Sociale à lEnfance et Responsable dÉquipes Sociale et Médico-Sociale et inspecteurs), et la commission formalise les décisions dorientation sur la base des éléments transmis au travers le référentiel commun. Toutefois (hors commission Adhoc), certaines situations complexes, sensibles ou sans solution immédiate peuvent faire lobjet déchanges ciblés en séance, à linitiative du responsable de la Commission Départemental des Admissions ou des services concernés.
Les objectifs de la Commission Départemental des Admissions visent à
Prioriser les demandes dorientation transmises par les services Aide Sociale à lEnfance ;
Coordonner les décisions en fonction de loffre daccueil disponible ;
Garantir la traçabilité et la lisibilité des orientations à léchelle départementale ;
Analyser loffre en vue dévolution et dadaptation.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.