Missions
Mission 1 : Planification - Coordination et Suivi
Planification
En fonction du calendrier universitaire, des contraintes de locaux, des effectifs étudiants et des impératifs propres à chaque formation :
Collecter, analyser les demandes des salles centrales
Réaliser le projet prévisionnel de planning d'occupation des amphis
Gérer (analyse décision) des autres salles centrales
Gérer et planifier les grilles personnalisées des formations
Organiser la planification des examens gérés par la DES (pré réservation, planification examens dans ADE)
Remplacer à titre exceptionnel les gestionnaires de salles en cas de longue absence
Gérer et planifier des grands évènements cibles (pré-rentrée,.)
Coordination et suivi
Co-animer l'équipe « Référents ADE »
Suivre l'organisation des planifications des activités hors enseignement
Assurer une circulation fluide des informations auprès des composantes, directions et services concernés par le logiciel ADE
Mission 2 : Formation et Communication
Participer à la formation des nouveaux personnels sur le logiciel
Former à titre individuel les agents en demande
Organiser des ateliers de renforcement sur des thématiques cibles
Assister et conseiller auprès des utilisateurs de l'application ADE
Mettre en place et développer des process de planification de l'ensemble des services concernés
développer des actions de communication en faveur des étudiants
Assurer la gestion des pages du site internet - Intranet en lien avec le logiciel ADE
Mission 3 : Aide au Pilotage de l'activité
Participer aux réunions du service et à d'autres réunions selon les thématiques
Etablir le suivi du logiciel ADE
Participer au développement du logiciel
Participer au planning prévisionnel par année de formation
Gérer les éventuels ajouts, modifications tout au long du semestre des ressources principales en termes de planification (Offre de Formation, Enseignants, Salles)
Collaborer étroitement avec le pôle contrôle et qualité des données de la Cellule ADE
Participer à l'élaboration du calendrier prévisionnel opérationnel de gestion des activités dans ADE
Participer à l'optimisation de la gestion des salles dans ADE
Participer à la réalisation du bilan du service
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur
Connaissance de l'organisation de l'établissement et son fonctionnement
Connaissance des règles en matière de scolarité et de formation
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Connaitre les bases du logiciel ADE
Utiliser le logiciel APOGEE
Utiliser les outils de bureautique
Utiliser les rapports Business Objects
Respecter les procédures de la scolarité
Savoir s'organiser et prioriser
Avoir des aptitudes à accompagner le changement
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Analyser et gérer les demandes d'information
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Prendre et rédiger des notes, documents de tout ordre
Animer une équipe
Posséder des capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction
Savoir gérer son activité dans un calendrier
Savoir travailler en équipe
SAVOIRS ÊTRE
Rigueur et fiabilité
Sens de l'organisation
Réactivité
Capacité à gérer le stress
Créativité
Force de propositions
Capacité relationnelles, d'écoute et de dialogue
Capacité de conviction
Rigueur et sens des responsabilités
Discrétion professionnelle
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une expérience en tant que gestionnaire de scolarité ou une expérience au sein d'un EPSCP.
Experience: 12 Mois
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
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