Assistant(e) de direction d'un secrétariat général

Informations générales Organisme de rattachement Agro Paris Tech Référence 2025-2105360 Date de début de diffusion 17/11/2025 Date de parution 17/11/2025 Date de fin de diffusion 01/12/2025 Localisation PARIS Intitulé long de l'offre Assistant(e) de direction d'un secrétariat général Date limite de candidature 01/12/2025 Employeur AgroParisTech, Établissement d'enseignement supérieur et de recherche Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Susceptible d'être vacant Intitulé du poste Assistant(e) de direction d'un secrétariat général Descriptif de l'employeur AgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l’environnement, les innovations et l’intégration de la bioéconomie, l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires. L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ». AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques. AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l’unité Descriptif du service Le poste est situé sur le campus de Palaiseau au sein du secrétariat général. Description du poste Ce poste est ouvert dans le cadre des concours de recrutement du Ministère de l'Agriculture par voie contractuelle spécifique aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi (BOE) et est destiné aux personnes ayant une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé à jour Objectifs du poste Sous l’autorité de la secrétaire générale, l’office manager assure auprès de la secrétaire générale la gestion courante du secrétariat général dans le respect des règles et des procédures applicables. Elle ou Il recueille, traite les informations nécessaires et assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés. Elle ou Il participe à l’animation de la structure et contribue au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale – secrétariat général. Secrétariat du secrétariat général : -Tenir l’agenda de la secrétaire générale -Assurer l’accueil physique et téléphonique -Organiser des réunions -Gérer (enregistrement, suivi) le courrier arrivée/départ ; transmission par courrier et/ou scan de divers documents à différents destinataires -Assurer la ventilation des parapheurs signés -Préparer les ordres de mission des personnels des services du secrétariat général -Contribuer au suivi de dossiers divers confiés par la secrétaire générale Gestion financière du secrétariat général : -Contacter les fournisseurs pour demande de devis -Saisir dans l’outil de gestion PEP Premium les bons de commande et les engagements juridiques, les services faits. pour le secrétariat général et ses services -Préparer les attestations pour frais de réception, les certificats administratifs, la liste des participants et le suivi Secrétariat de réunions : -Contribuer à l’organisation du comité transverses : participer à leur organisation, assister aux réunions et rédiger les relevés de décision et les comptes rendus (3 par an) -Assurer le secrétariat administratif de la formation spécialisée en hygiène, santé et sécurité au travail (F3SCT) du comité social d’administration (CSA) Mutualisation des charges avec une collaboratrice en charge du secrétariat de la direction générale Les missions ci-dessous sont mutualisées avec le secrétariat de la direction générale (directeur général et ses deux adjoints), notamment pour assurer la continuité de service : -Assurer l’accueil physique et téléphonique -Assurer le reporting des dépenses du secrétariat général et de la direction générale et préparer le budget -Gérer les réservations de la salle de réunion de la direction générale, de la salle des conseils et de l’espace réception en lien avec la direction du campus de Palaiseau -Gérer les stocks de consommables informatiques, fournitures de bureau, cartes de visite -Informer les agents sur les procédures à suivre -Mise en place des modes de classement et d’archivage, gérer un fonds documentaire administratif Conditions particulières d'exercice Conditions spécifiques : Des navettes depuis Paris (Porte d’Orléans et Nation) et Versailles sont organisées par l’établissement pour rejoindre le campus de Palaiseau – accès RER C ou B -Le télétravail est envisageable pour ce poste. -Différentes options de temps de travail sont possibles -Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…) -Accès à la restauration collective - parking Champ relationnel du poste Ensemble des services et sites d’AgroParisTech Contacts de la secrétaire générale (tutelle, partenaires) Fournisseurs Descriptif du profil recherché Savoirs · Maîtriser les outils bureautiques : excel, word, messagerie et calendrier électronique zimbra, · Goût pour l’usage des outils de gestion · Connaissance en comptabilité générale · Maîtriser les techniques de communication écrite et orale · Maîtriser les techniques de restitution et de transmission écrite et orale · Avoir une connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche Savoir-faire / Savoir-être · Avoir le sens de l’organisation et de la rigueur · Avoir des qualités relationnelles (sens de l’écoute et du dialogue) · Etre réactif et avoir un esprit d’initiative · Respecter et faire respecter la confidentialité des informations Etre autonome · Savoir travailler en équipe · Savoir hiérarchiser l’importance des dossiers à traiter Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires Ce poste est ouvert dans le cadre des concours de recrutement par voie contractuelle spécifique aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi (BOE) et est destiné aux personnes ayant une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé à jour Télétravail possible Oui Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Essonne (91) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) AgroParisTech, 22 place de l'Agronomie 91120 Palaiseau Critères candidat Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/01/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) recrutement@agroparistech.fr Contact 1 annabelle.wajs@agroparistech.fr Contact 2 annabelle.wajs@agroparistech.fr