Secrétaire comptable (h/f)

Vos missions seront les suivantes: Gestion du portefeuille Clients et fournisseurs, support à la facturation

Gestion Clients
- Réception par tel ou mails des problématiques de facturation
-Traitement des problématiques de facturation avec analyse, recherches diverses, explications aux clients et saisie d'avoir ou de refacturation
-Edition de la liste des règlements arrivés sur le compte bancaire, imputation des virements dans le logiciel autogestion
-Traitement des problématiques de règlement et explications aux clients par mail ou tel.
- Mise à jour quotidienne des fiches clients dans le logiciel

Supervision du poste de secrétaire administratif/ive: aide aux problématiques de facturation, suivi et contrôle de la facturation
Relance clients :
- Edition de la liste des impayés
- Reprise des relances précédentes et renvoyer des mails ou faire des appels téléphoniques
- Pour certains clients relances à faire sur leurs sites internet
- Tenue d'un fichier Excel de suivi des relances à envoyer tous les mois à l'assistante de direction

Gestion Fournisseurs
- Classement des factures fournisseurs par mode et date de paiements
- Saisir les virements sur le site de la banque aux dates prévues
- Tenue d'un tableau Excel
- Gestion des appels fournisseurs et traitement
- Achat des fournitures de bureau sur le site du fournisseur
- Gestion des contraventions (dénonciation et /ou paiement sur Antai)

Caisse :
- Gestion de la caisse (entrées sorties de l'espèces) avec justificatifs, tenue du tableau sur Excel
Clôture comptable en fin de mois :
-S'assurer auprès de la secrétaire administrative que toute la facturation est faite.
- Saisir les avoirs du mois par rapport au CA du client
- Edition des relevés clients, tris, et transfert dans le logiciel Zeendoc pour envoi sécurisé par mail.
- Edition dans Autogestion de tous les fichiers comptables.

Statistiques :
- Saisie dans Excel des éléments.
- Envoi des fichiers au cabinet comptable
- Transmettre à l'assistante de direction les fichiers pour le reporting
- Pointage relevé bancaire du mois vers le 5 du mois.
- Edition du relevé bancaire sur le site internet de la banque
- Reprendre et écrire toutes les infos en face chaque ligne
- Rassembler tous les justifs et les scanner dans l'application DEXT.
- Envoi au cabinet comptable

Saisie des prélèvements clients vers le 12 du mois :
- Edition de la liste des clients à prélever
- Saisir sur le site internet de la banque les prélèvements.
Gestion administrative du personnel : réception des feuilles de congés des salariés, tenue du planning et préparation des salaires
- Récupération et vérification des feuilles d'heures de toute l'équipe
- Calculer les heures supplémentaires et transmettre les données à l'assistante de direction

Gestion des véhicules
-Tenue du classeur Véhicules : photocopie cartes grises, assurance carte verte à jour
- Mise à jour du tableau Excel
- Demande diverses auprès de l'assurance / déclaration de sinistre
- Etre en lien avec le chef de parc.
- Gestion lors de l'achat et/ou vente d'un véhicule
- Préparation des demandes de nouvelles cartes grises
- Renouvellement des W garage
- Gestion des contraventions

Assurer le nettoyage de son poste de travail, ainsi que du bureau à tour de rôle.