L'IDDA est en direction commune avec l'IME-EEAP-SAMSAH Les Trois Lucs, situé dans le 12ème arrondissement de Marseille. Les fonctions budgétaires et financières de l'établissement sont mutualisées entre les deux structures qui bénéficient d'un logiciel partagé (Berger Levraut).
Apporter un appui opérationnel, commercial et administratif au directeur, chef de service et aux responsables d'atelier.
Assure la relation avec les usagers, fournisseurs et fournisseuses, ou services utilisateurs.
Missions principales
1) Gestion commerciale
- Gestion des dossiers clients (enregistrement clients, devis, commandes, factures routage, conditionnement et SAVS)
- Création et modification de références d'articles et prix
- Préparation et rédaction des propositions commerciales, des offres de prix, élaboration des devis, en lien avec le Directeur adjoint, le chef de service et les responsables d'atelier
- Etablissement des factures et communication aux clients concernés
- Gestion des réclamations
- Archivage des dossiers papier
- Veille des annonces de marchés publics
- Participation aux réunions de suivi de l'activité commerciale
- Collaboration avec la directrice adjointe, le chef de service et les responsables d'atelier à l'élaboration des tarifs en fournissant les données nécessaires au calcul des coûts
- Élaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bord et indicateurs permettant le suivi de l'activité commerciale
2) Gestion des achats
- Rédaction et transmission des bons de commandes aux fournisseurs
- Contrôle du bon de livraison et suivi des livraisons et/ou des réalisations des prestations
- Réception et contrôle des factures par rapport aux bons de commande, aux bons de livraison et aux marchés en cours et vérification du service fait des prestations
- Suivi des litiges avec les fournisseurs
- Comparaison des tarifs fournisseurs
3) Gestion comptable
- Affectation de la dépense ou la recette en fonction de sa nature, de sa destination et des budgets (comptes, Unités Fonctionnelles, nomenclature, budget)
- Liquidation et mandatement des dépenses
- Emission des titres de recette
- Réalisation des engagements
- Traitement des demandes d'information de la part des différents interlocuteurs (fournisseurs, services internes).
- Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables
Missions annexes
Durant les périodes d'absence de l'agent habituellement chargé de l'accueil :
- Accueil des personnes (clients, usagers, familles, etc.)
- Réception, orientation et information des clients et / ou usagers vers l'interlocuteur ou le service recherchés.
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Information à des tiers (agents, usagers, familles, etc.)
- Remise de plaquettes et / ou cartes de l'institut.
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Enregistrement et acheminement du courrier arrivé
- Affranchissement du courrier avec déplacement à la poste pour les recommandés et achats de timbres
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