Assistant administratif travaux h/f

Nous vous proposons ce poste en CDI, dans le cadre d'une création de poste, au sein d'un Groupe innovant et à l'écoute de ses collaborateurs.

Concepteur, constructeur, promoteur et gestionnaire, GA Smart Building propose des solutions smart, design et connectées.

Forts de notre expertise dans la fabrication hors site et de notre approche industrielle, nous fabriquons dans nos 5 usines françaises réparties sur l'ensemble du territoire les différents composants destinés à la construction des projets immobiliers que nous concevons puis les assemblons sur site.

Nous développons désormais notre branche Rénovation sur des projets de tertiaire essentiellement en Ile De France.

Niwa, notre Siège Social, est situé à Toulouse toutefois la branche Rénovation est développée depuis notre agence située à Paris 8ème. En tant qu'Assistant.e Administratif.ve Travaux Rénovation, vous assurez la gestion et le suivi administratif du service Travaux sous la direction de la Directrice Travaux Rénovation.

Vous prenez en charge, les tâches suivantes:

- Vous aidez à la préparation du chantier: avis d'ouverture chantier, les déclarations d'hébergement, plan d'accès, commande fournitures bureaux chantiers, affichages
- Vous rédigez, mettez en forme et diffusez des documents: suivi des courriers entrants et sortants, suivi compte-rendu sous-traitants et clients
- Vous assistez et soutenez les responsables travaux sur la gestion administrative: suivi PPSPS, classement documents bureau de contrôle et sécurité prévention service
- Vous accompagnez, suivez et gérez les démarches administratives liées aux ouvriers chantiers: équipements de protection individuelle, suivi des affectations
- Vous gérez et suivez les contrats d'intérimaires: documents administratifs, pointages, facturations
- Vous établissez et envoyez les factures et situations en collaboration avec le.la responsable travaux
- Vous suivez et clôturez en accord avec le.la responsable travaux les chantiers administrativement et financièrement: dossiers des ouvrages exécutés, PV de réception, PV de levée des réserves
- Vous archivez numériquement des documents administratifs travaux
- Vous assurez le suivi administratif SAV: courriers, facturations, contrats intérimaires, archivage
- Vous gérez les besoins de fonctionnement de service (planification de réunion, suivi du matériel,
- Vous aidez à la mise en forme de réponses à des appels d'offre commerciaux

Cette liste des tâches n'est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins de l'équipe.

- Vous êtes diplômé.e d'un BTS ou DUT Support à l'Action Managériale / Gestion de la PME;
- Vous justifiez de minimum de 2 ans d'expérience sur un poste similaire, une expérience dans le secteur du BTP est un plus;
- Vous disposez d'une maitrise des outils bureautiques;
- Vous aimez travailler en équipe et collaborer avec différents services
- Vous possédez une excellente maîtrise de la communication orale et écrite ainsi qu'un sens aigu du service client, de l'organisation, et sens de la rigueur;
- Autonome, dynamique, organisé.e, rigoureux.se et fiable, vous êtes force de proposition et disposez de qualités relationnelles afin de répondre aux demandes internes et externes.

GA Smart Building s'engage en faveur de la diversité. Cette offre d'emploi est accessible à toutes et à tous.