Chargé des affaires institutionnelles, des élections et de coordination administrative h/f

RESPONSABILITÉS :

L'agent est chargé(e) des instances, des élections et de la section disciplinaire, afin d'assurer une organisation, une gestion et un suivi sécurisés, rapides et de qualité des assemblées délibératives, des scrutins et des décisions, ainsi qu'un appui à l'élaboration et au suivi d'actes administratifs avec l'ensemble des structures de l'Université.
En appui de la Directrice des affaires juridiques et institutionnelles, de son adjointe et en binôme avec la chargée des instances, il (elle) contribue aussi à la continuité de service (budget, absences, formations, déplacements, organisation d'événements, dossiers juridiques transverses).
Sous la responsabilité de la Directrice des affaires juridiques et institutionnelles, de son adjointe et en collaboration avec la DAJI :
1. Préparation, organisation, gestion et suivi de la section disciplinaire compétente à l'égard des usagers :
- Veiller au bon déroulement et à l'organisation des sections disciplinaires ;
- Gérer les aspects administratifs (convocations, quorum, préparation des dossiers, organisation des séances) en lien avec les collègues du service juridique ;
- Rédiger les actes et documents, notamment rapports d'instruction et décisions.
2. Préparation, organisation, gestion et suivi des conseils d'établissement et de site :
- Participer à l'élaboration du calendrier, à l'envoi des convocations et à la gestion administrative et matérielle des réunions ;
- Rédiger des actes et documents présentés dans les instances relevant du pôle juridique ;
- Assurer l'exécution et le suivi des formalités postérieures (délibérations, relevés de décisions, comptes rendus, diffusion, classement, archivage).
3. Organisation, gestion et suivi du déroulement des scrutins :
- Participer à l'organisation et au bon déroulement des élections ;
- Rédiger et diffuser les actes et documents d'information (circulaires, arrêtés) ;
- Élaborer et fiabiliser les listes électorales avec les services concernés et la DRH ;
- Organiser les aspects administratifs et matériels des élections ;
- Coordonner les opérations entre les sites, appuyer techniquement et organisationnellement les personnels en charge ;
- Participer aux réunions du comité électoral, rédiger comptes rendus et procès-verbaux.
4. Coordination administrative
- Rédaction, relecture, diffusion, publication et suivi d'actes administratifs.
5. Activités associées
Appui à la direction sur des dossiers juridiques transverses selon les nécessités de service.

PROFIL RECHERCHÉ :

Principales :
- Maîtrise des techniques de gestion et des procédures administratives liées aux instances, à la section disciplinaire et aux élections ;
- Veiller au respect des dispositions légales et règlementaires ;
- Connaissance des circuits et réseaux administratifs et plus généralement, de l'environnement professionnel de l'établissement ;
- Maîtrise des techniques de rédaction, de prise de note et de mise en forme de documents.
Associées :
- Connaissance du monde de l'enseignement supérieur ;
- Connaissance des bases du droit public ;
- Maîtrise des techniques et des supports de communication orale et écrite.

Conditions de travail :
📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)
🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
🩺 Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
🎓 Politique de formation interne développée
📍 Poste basé à Cergy (95)
🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel
Rémunération :
· Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE).