Description du poste Affectation : Administrative : UFR Sciences - Division des Formations et de la Pédagogie ? Scolarité Licences-Masters Géographique: Campus d?Orsay Mission et positionnement de l?agent : Au sein de la Division des Formations et de la Pédagogie de l?UFR Sciences, la scolarité Licences-Masters assure l?ensemble des missions et des actes relevant du domaine d?une scolarité générale des formations rattachées à l?école universitaire de 1er cycle ainsi que l?ensemble des formations de l?Université Paris-Saclay (Licences Double Diplôme / Masters relevant des Graduate schools). Sous l?autorité hiérarchique du chef de service, l?agent assure l?ensemble des activités qui lui sont confiées. Missions Activités principalesde l?agent : 1) Accueil et information Assurer l'accueil et l'information des usagersRépondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques2) Gestion administrative du cursus de l?étudiant Admissions:Suivi des demandes d?admission pour chacune des filières Extraction des dossiers à étudier et transmission pour organisation de commission d?étude des dossiers en lien avec la gestionnaire de scolarité transversal Inscriptions : Réaliser, vérifier, corriger et valider les dossiers d?inscription Editer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant Etablir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l?étudiant pour se connecter aux applications de l?université Renseigner les étudiants concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d?assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc?) Gérer les demandes de transfert Traiter les conventions de stage selon les procédures définies Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes Assurer l?ensemble des actes nécessaires à la délivrance et archivage des diplômes, certifications, et attestations de réussite 3) Participation à l?ensemble des activités de la structure Renseigner des tableaux de bord Participer aux réunions réseau Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service4) Participation aux opérations collectives de la structure, notamment: Cérémonies de remise de diplômes Journées portes ouvertes et de manière générale à tout événement spécifique lié à l?activité pédagogique ou à la vie étudiante. Compétences Connaissance, savoir : Connaitre l?organisation générale des formations de l?Enseignement Supérieur et de l?Université Connaître la réglementation en matière de scolarité Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication Savoir s?adapter aux évolutions technologiques et organisationnellesSavoir-faire : Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procéduresde l?établissement Rechercher l?information, la vérifier et la classer Savoir s?intégrer dans une structure hiérarchique: informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes Travailler en équipe Organiser son travail Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet?) et spécifiques au domaine: Apogée, E-Campus, E-candidat? Respecter les délaisSavoir-être : Faire preuve d?organisation, d?autonomie et d?adaptation Savoir être rigoureux, discret, ponctuel Avoir le sens du relationnelet de l?accueil Capacité à assurer la continuité du service Devoir de réserve impératif Conditions particulières Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes «hautes»: candidature des étudiants, campagnes d?inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d?examens mais aussi lié aux périodes de congés collectives obligatoires De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l?Université Paris-Saclay. Des possibilités de restauration proches des lieux de travail. Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique Encadrement : NON Conduite de projet: NON
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.