Chargé/chargée de site de réception événementiel (h/f)

GESTION DE SITE ET ENTRETIEN DU PALAIS
- Contrôle quotidien des installations : Faire de manière quotidienne, le tour complet du site
pour réaliser un état des lieux des réparations, entretiens ou améliorations nécessaires.
- Gestion des prestataires : Organiser, planifier et suivre les interventions des prestataires
(ménage, réparation, entretien), ainsi que des équipes internes.
- Réassort et gestion des consommables : Gestion des produits d'entretien, petits outillages et
autres consommables nécessaires au bon fonctionnement du site.
- Gestion des déchets : Vous êtes garant.e de la bonne gestion des poubelles sur le site
(ramassage en temps et en heure, respect du tri, déchèterie, vides, nettoyage des bacs, etc).
Réaliser le suivi avec le prestataire de collecte.
- Entretien du bâtiment et du matériel dans sa globalité :
o Nettoyage des marches et contremarches afin que celles-ci soient toujours propres.
o Propreté générale du bâtiment (entrée du Palais, murs, sols, vitrerie, office traiteur,
toilettes, bureaux) : Faire faire (par l'agence de nettoyage) ou faire par soi-même
pour un fini toujours propre.
o Extérieurs (pelouses, haies, talus, entrée du Palais) entretenus de manière régulière
par une tierce personne (commandée par vos soins). Vous devez être à l'initiative
d'anticiper les commandes et réaliser un planning d'entretien pour que l'extérieur
soit toujours impeccable. Celui-ci est la vitrine du lieu.
o Entretien des plantes intérieures et extérieures (arrosage, taille)
o Avoir le matériel d'entretien adéquat à demeure (matériel en bon état et propre, les
bons produits pour nettoyer, outils de jardinage entretenus)
o Maintenir le mobilier en bon état, changer, réparer ou nettoyer si cela est nécessaire.
o Maintenir le matériel et les équipements (électroménager etc) en bon état, changer,
réparer ou nettoyer si cela est nécessaire.
GESTION OPÉRATIONNELLE DES ÉVÉNEMENTS
- Mise en place des événements : Assurer la mise en place opérationnelle des événements en
coordination avec les prestataires et l'équipe.
- Gestion des prestataires : Organiser, planifier et suivre les interventions des prestataires
(ménage, réparation, entretien), ainsi que des équipes internes.
- Réalisation des états des lieux : avec les clients ou prestataires, réaliser les états des lieux du
site à l'aide de la trame fournie.
- Accueil des clients : proposer un café au client dès son arrivée et refaire un point de déroulé
et présenter les prestataires au client si cela est nécessaire.
- Suivi des événements : Superviser l'exploitation des événements, faire des points réguliers
avec le client, et assurer la propreté des espaces tout au long de la journée.
- Planification : Mettre en place de manière hebdomadaire la réunion de préparation et de
réalisation des manifestations avec le responsable commercial et la Directrice :
o Gestion du planning hebdo / mensuel
o Mise en place opérationnelle des événements et gestion des prestataires
o Planning des astreintes
o Commande, planification et gestion des extras / stagiaires si nécessaire
- Suivi de la réglementation : S'assurer du respect des réglementations par les prestataires, les
intervenants et les clients