Secrétaire / secrétaire de direction — h/f

Secrétaire / secrétaire de direction — H/F 1- Missions et responsabilités Mission principale : L’EHPAD « LES CHENES VERTS » institution engagée au service des personnes âgées, recherche une Secrétaire de Direction (F/H) pour rejoindre nos équipes. Collaborateur/rice direct(e) de la Directrice, le/la secrétaire de direction est chargé(e) de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative et d’assurer l’accueil. Il/Elle coordonne et organise les informations internes et externes liées au fonctionnement de l’établissement. Description des missions : Sous l’autorité de la Directrice et en lien direct avec l’ensemble des managers, vos missions seront les suivantes : Secrétariat : • Accueil physique et téléphonique • Transmission des informations • Réception, tri, traitement et distribution du courrier • Classement et archivage de documents • Recensement des besoins et commande de matériel et fourniture bureautique Résidents : • Gestion et suivi des demandes d’admission • Organisation des visites de préadmission • Création, gestion et suivi des dossiers administratifs des résidents • Etablissement des fiches « entrée » et « départ » des résidents • Déclaration CPAM pour les nouveaux résidents et les dépenses médicales • Création et mise à jour des dossiers résidents dans Netfactu Ressources humaines : • Etablissement des contrats de travail et avenants conformément aux demandes des responsables de service et de la Direction • Etablissement des fiches « entrée » et « départ » des salariés • Veille à la complétude et à la mise à jour des dossiers du personnel (mutuelle, prévoyance, justificatifs d’absence…) • Participation à la préparation des éléments de paie et au contrôle des bulletins de paie • Transmission des arrêts de travail au service paie • Classement et archivage des documents relatifs au personnel • Tenue du registre du personnel • Déclaration des accidents de travail en lien avec la Direction • Assurer le lien avec la médecine du travail (visites d’embauche, périodiques ou de reprise) Comptabilité : • Encaissement des règlements et remise de chèques • Etat des reversements des ressources pour les résidents admis à l’aide sociale • Gestion de la caisse • Envoi des factures aux familles • Gestion des bons de commandes et de livraison des fournitures de bureau Ces missions ne sont pas exhaustives et peuvent être amenées à évoluer. • Lieu principal d’affectation : Gif sur Yvette (91) 2- Profil recherché Qualifications souhaitées : • Bac professionnel ou BTS secrétariat/Administration • BTS en gestion de structures de santé • Formations continues en gestion administrative d’un établissement médico-social Compétences requises : • Compétences administratives : maitrise des outils bureautiques, gestion des documents, des plannings et des agendas • Connaissance du secteur médico-social • Capacité à gérer des tâches multiples • Discrétion et rigueur LES CHENES VERTS La Fondation La Fondation des Diaconesses de Reuilly est une institution engagée qui place chaque personne au cœur de son action. Notre Fondation, à but non lucratif, acteur du secteur sanitaire, médico-social, social et de la formation est reconnue d’utilité publique. Elle agit depuis plus de 180 ans au service des personnes fragilisées. Avec nos 2470 professionnels, nous œuvrons quotidiennement pour un accompagnement respectueux de la personne, de son entourage et de son environnement. La diversité de notre activité nous permet de proposer plus de cent métiers, et de vous permettre d’exercer vos talents au sein de nos EHPAD, centres de soins palliatifs, maisons d’enfants, centres d’hébergement, plateformes d’aide aux réfugiés, instituts d’accompagnement de personnes en situation de handicap, aide et soins infirmiers à domicile. Nous relions ainsi près de 50 établissements, unissant accueillis et accueillants, dans l’écoute et avec éthique. Rejoignez-nous au sein de lieux de vie à taille humaine, animés par les valeurs de notre institution et le sens du service à la personne. A propos de l’établissement : L’EHPAD « LES CHENES VERTS » propose 67 places d’hébergement en chambre individuelle et double pour personnes âgées. Gif-sur-Yvette • Bac professionnel ou BTS secrétariat/Administration • BTS en gestion de structures de santé • Formations continues en gestion administrative d’un établissement médico-social Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDD / Remplacement Secrétaire / secrétaire de direction