Agent polyvalent du pôle intérieur - fonctions support

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

SECRETARIAT :

- Assure le secrétariat du chef de juridiction en binôme avec l’assistante responsable du pôle intérieur : gestion de l’agenda et de l’accueil des rendez-vous du Président, rédaction de courrier, de décisions d’organisation interne, gestion des commissions;

- Contribue aux remontées statistiques d’activité de la juridiction;

- Accueille les nouveaux arrivants (magistrats, assistants de justice nouvellement affectés);

- Participe à l'organisation du recrutement des assistants de justice et des stagiaires.

- Assure le suivi de la boîte fonctionnelle «greffe TA»

GESTION BUDGETAIRE :

- Assiste la responsable du pole intérieur pour la préparation et l’exécution du budget.

- Contribue à la préparation du budget, renseigne les tableaux chiffrés;

- Effectue la saisie des demandes d’achats et services faits dans Chorus et assure le suivi du paiement des factures ;

- Assure la conservation et l’archivage des documents budgétaires et comptables;

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :

- Etablit et remonte au Conseil d’Etat les tableaux relatifs aux ressources humaines (effectifs, télétravail…)

- Etablit les états de frais de déplacement, l’indemnisation des permanences de référés;

- Assure en lien avec la responsable de pôle le suivi de la situation des effectifs dans les applications dédiées;

- Etablit les demandes de carte de restaurant administratif.

TACHES PONCTUELLES SPECIFIQUES :

- Collaboration à l'organisation de manifestations et réceptions par le chef de juridiction;

- Assure toute tâche à la demande du chef de juridiction, du greffier en chefet de la responsable du pôle intérieur ;

- Polyvalence sur les tâches incombant au pôle intérieur (accueil, archives…)

Votre environnement professionnel :

· Activités du service

Traitement administratif des dossiers contentieux

· Composition et effectifs du service

16 agents de catégorie C ; 8 agents de catégorie B ; 2 agents de catégorie A

· Liaisons hiérarchiques

Chef de juridiction et greffier en chef

· Liaisons fonctionnelles

Magistrats, administrations, Conseil d'Etat, fournisseurs, agents du greffe

· Spécificités du poste / contraintes / sujétions

- Réactivité, disponibilité et polyvalence