Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La communauté de communes, située dans le département des Alpes de Haute-Provence regroupe 13 communes rurales pour un bassin de vie de plus de 10 000 habitants. Elle cherche une assistante de direction à compter du 16 juin 2025. Missions / conditions d'exercice Appui à la Direction :
- Gérer l’agenda et les priorités
- Suivre les projets et activités de la direction
- Préparer les dossiers spécifiques
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord de la direction
- Organisation et planification des réunions (gestion des lieux de réunions, convocations, rédaction des comptes rendus etc.)

Gestion administrative :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Communication interne :
- Informations diverses auprès des agents
- Relations élus, instances communautaires (conseil et bureau communautaire, commission exécutive, conseils municipaux et satellites) Profils recherchés Connaissances théoriques et savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Renseigner des tableaux de suivi, assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.)
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

Savoir être : comportement, attitudes, qualités humaines :
- Faire preuve de réactivité et de rigueur
- Etre force de proposition
- Etre à l’écoute des besoins et en référer à la direction
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie, rigueur et discrétion
- Sens de l’organisation ;
- Aisance relationnelle.

CONDITIONS D’EXERCICE :
- Travail en bureau
- Horaires fixes arrêtés avec accord de la direction
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres

MOYENS TECHNIQUES :
- Ordinateurs
- Progiciels, logiciels de bureautique, outils numériques, Intelligence Artificielle…

AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :
- L’agent est placé sous la responsabilité directe du Directeur Général des Services ;
- L’agent doit être autonome dans l’organisation de son travail ;
- L’agent doit rendre régulièrement compte à sa hiérarchie du déroulement de ses activités ;
- L’agent est tenu d’accueillir de façon cordiale les élus et les administrés et de les renseigner au mieux.