Secrétaire médicale imagerie médicale - h/f

Le poste

Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités :

- Agenda des consultations,

- Convocations

- Compte-rendu.

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

Rédiger, traiter et organiser l’ensemble des informations administratives relatives à un secrétariat.


Définition statutaire


Statut : Titulaire/CDI/CDD Catégorie : C ou B (si AMA)


Organisation du travail :

- Poste à temps plein

- Horaires : Horaires régulés en fonction du service, du lundi au vendredi soit de :

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00

· 9h00 à 17h00


- Repos fixe

- Organisation du temps de travail : du lundi au vendredi – base de 37h30


Lieu de travail : Pôle Le Blanc Déplacements liés à la fonction : oui n non q


Suppléance (le cas échéant) : Néant

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

- Directrice du site hospitalier

- Cadre de santé de proximité

- Cadre administratif de pôle

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

· Radiologues

· L’ensemble des professionnels du service : MER, ASH ECHEL

· Partenaires paramédicaux des services de soins du centre hospitalier : assistante sociale, diététicienne, professionnels rééducateurs, professionnels du bloc-opératoire, professionnels des consultations externes

· Secrétaires médicales, PAE

· Prestataire interne à l’institution : pharmacie, transport, service technique…

· Professionnels libéraux

Missions du service

Le service d’Imagerie Médicale assure la réalisation d’examens diagnostiques et de suivi comprenant le scanner, les échographies, les mammographies et les radiologies conventionnelles, dans un objectif de qualité, de sécurité et de continuité des soins.
Il contribue au parcours du patient en garantissant :

1. Une prise en charge coordonnée, fluide et sécurisée

1. Accueil, information et orientation des patients et de leurs accompagnants.
2. Gestion et fluidification du circuit du patient, de la prise de rendez-vous jusqu’à la restitution des résultats.
3. Coordination avec les services prescripteurs, les équipes soignantes et les médecins radiologues.

2. Une activité d’examens conforme aux bonnes pratiques professionnelles

4. Planification optimale des créneaux d’examens en scanner, échographie et radiologie conventionnelle.
5. Respect des procédures internes, des règles de radioprotection et des exigences réglementaires.

3. Une qualité documentaire et une traçabilité irréprochable

6. Gestion administrative complète du dossier patient Dx Image (identitovigilance, consentements, ordonnances, antécédents et contre-indications).
7. Intégration, mise à jour et transmission des données dans le système d’information radiologique (RIS) et l’archivage des images (PACS).
8. Contribution au contrôle qualité, à la conformité HAS et aux audits internes.

4. Une contribution à la qualité du service rendu au patient

9. Participation active aux actions d’amélioration continue.
10. Respect des engagements du service en matière de délais, de confidentialité et de communication.
11. Veille à la satisfaction des patients et prise en compte de leurs besoins spécifiques.

- Missions principales :

La secrétaire médicale joue un rôle majeur dans le service. Elle réalise des opérations de gestion d’information, de traitement de données, d’organisation pratique, nécessaire au bon fonctionnement du service et à leurs relations internes et externes.

· Accueillir

· Renseigner

· Planifier

· Gérer

· Saisir

· Classer

· Prioriser en fonction de l’activité et faire face à l’imprévu

· Enregistrer et communiquer des éléments d’information relatifs aux soins d’un patient

· Constituer des dossiers permettant le suivi administratif

· Respecter le secret médical, la discrétion professionnelle

· Rédiger des comptes-rendus, des notes, etc.

- Missions spécifiques en lien avec la qualité :

· Déclaration des EI et contribuer à leur analyse

· Participation aux EPP et CREX au sein du service et du pôle

· S’informer du suivi du PAQSS du service

· Contribution à l’élaboration et à la réactualisation des procédures, fiches techniques

· Participation aux réunions de services (4 par an minimum).

- Autres missions spécifiques :

· Néant

- Fonction d’encadrement :

· Possible encadrement des stagiaires, élèves, nouveaux arrivants


Activités


· Accueil physique et téléphonique des patients, des consultants

· Conception et rédaction de documents techniques, relatifs au domaine d’activité

· Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, etc.)

· Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale

· Identification et recensement des besoins et attente des patients

· Saisie des données liées à l’activité médicale (codage)

· Tenue à jour du dossier patient

· Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

· Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance

· Inventaire de produits, de matériels, équipements, dossiers, fournitures

· Utilisation des outils bureautiques

· Mise en œuvre des procédures institutionnelles (ex : communication du dossier patient, etc.)

· Prise de note, frappe et mise en forme de documents

Risques professionnels

- Risques psychosociaux

- Troubles musculosquelettiques

- Fatigue visuelle

Compétences

(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

- Savoir faire

· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel

· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

· Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles

· Accueillir et accompagner des stagiaires et nouveaux arrivants

· Travailler en équipe / en réseau

· Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

· Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence (vocabulaire médical, orthographe)

· S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

· Utiliser l’outil informatique et les différents logiciels métier

· Gérer ses émotions, son stress

· Respecter les délais de transmission des courriers médicaux

· Evaluer la pertinence / la véracité des données et / ou informations lors de l’accueil administratif du consultant et / ou hospitalisé

· Respecter le secret médical et la discrétion professionnelle.


- Savoir être


· Capacité d’adaptation

· Capacité à travailler en équipe

· Comportement adapté dans ses relations avec autrui

· Rigueur

· Organisation

· Méthodologie

· Sens de l’écoute

· Polyvalence

· Discrétion et disponibilité

· Bienveillance

· Sens de l’organisation

· Autonomie

· Esprit d’initiative

· Maitrise de soi


Profil recherché

Conditions d’accès au poste

Diplôme requis : AMA (Assistant médico-Administrative) ou Bac + 2 minimum en secrétariat médical, gestion administrative ou équivalent

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

· Expérience préalable dans un service administratif hospitalier souhaitée.

· Connaissance des organisations de soins et des enjeux de la fonction publique hospitalière.