Secrétaire administrative et médicale

Informations générales Organisme de rattachement Université de Lille Référence 2026-2274965 Date de début de diffusion 07/05/2026 Date de parution 07/05/2026 Localisation Lille Intitulé long de l'offre Secrétaire administrative et médicale Date limite de candidature 20/05/2026 Employeur Université de Lille Nature du contrat CDD de 3 ans Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Prévention, conseil et pilotage en santé - Secrétaire médicale / Secrétaire médical Statut du poste Vacant Intitulé du poste Secrétaire administrative et médicale Description du poste - Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues - Accueil et orientation des visiteurs - Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat - Organisation et planification du planning des médecins - Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP) - Planification des rendez-vous des psychologues - Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires - Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation - Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM VIP - Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés SIA / SIR) - Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies - Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ - Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations - Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition… - Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB - Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes… - Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle - Gestion des besoins matériels du site de rattachement - Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières Conditions particulières d'exercice Déplacement sur les 3 campus (Siège Cité Scientifique Pont de Bois) Descriptif du profil recherché Bonne connaissance du fonctionnement d’une organisation publique et de son environnement institutionnel Maîtrise des techniques de gestion administrative et des procédures associées Connaissance des activités et enjeux liés à la santé au travail appréciée Capacité à appliquer et faire respecter les procédures et la réglementation en vigueur Maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative Aptitude à accompagner et assister les membres de l’équipe dans leurs activités quotidiennes Capacité à rédiger des documents administratifs, techniques ou réglementaires avec rigueur et clarté Sens de l’organisation, capacité à planifier les activités et à gérer les échéances Maîtrise des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire Excellentes qualités relationnelles et de communication écrite et orale Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires les candidatures sont à transmettre via le lien ci-après avant le 20/05/2026 : job-ref-dk47kuf2iu@emploi.beetween.com Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Hauts de France, Nord (59) Géolocalisation du poste 42 Rue Paul Duez 59000 Lille Lieu d'affectation (sans géolocalisation) lille Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 4 Baccalauréat Date de vacance de l'emploi 01/09/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) job-ref-dk47kuf2iu@emploi.beetween.com