064 - assistant pedagigique et administratif h/f

Descriptif du poste Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes. L’Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d’Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718 000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l’EPSAN est en direction commune avec l’hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées. L’EPSAN c’est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale. L’établissement dispose de deux sites d’hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d’une USLD de 72 lits et d’un IFSI/IFAS. Au sein de l’institut de formation, les membres de l’équipe administrative jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement et la coordination des activités pédagogiques et administratives. Elles assurent un accueil de qualité et gèrent l’ensemble des dossiers administratifs des étudiants et élèves, contribuant activement à leur accompagnement tout au long de leur parcours de formation. En étroite collaboration avec la Direction, les assistantes pédagogiques soutiennent le directeur de l’institut en optimisant la gestion de son activité. Elles organisent et coordonnent les informations internes et externes, parfois confidentielles, indispensables au bon fonctionnement de la structure. Chargées de transmettre des renseignements généraux dans leur domaine de compétence, elles agissent comme une interface entre les étudiants, les formateurs, et les partenaires externes. Les secrétaires participent également à des missions spécifiques, telles que la gestion de certains dossiers ou événements, en collaboration ou sur délégation de la Direction. Par leur implication, elles contribuent à promouvoir une image positive et professionnelle de l’institut de formation et de l’EPSAN. Missions principales du poste : Le gestionnaire administratif et pédagogique assure le suivi administratif, pédagogique et logistique des étudiants et élèves en contribuant au bon fonctionnement de l’Institut. Caractéristiques du poste 1. Gestion administrative des étudiants Accueil physique et téléphonique des apprenants et intervenants Gestion des inscriptions et réinscriptions Suivi des absences et vérification des justificatifs Préparation et édition des documents officiels (attestations, certificats, conventions). Gestion des contrats des intervenants extérieurs Gestion des stages : conventions, affectations, contacts avec les structures partenaires, mise en paiement des indemnités, création des matricules 2. Gestion pédagogique Suivi des présences : reporting, rédaction des attestations mensuelles liées aux promotions professionnelles Préparation des instances, saisie des notes, archivage Gestion des plateformes pédagogiques (Berger Levrault, Kairos etc.) 3. Gestion administrative générale Rédaction de courriers, comptes rendus, notes internes Classement, archivage numérique et papier Suivi des commandes de fournitures et matériels Participation à la gestion budgétaire simple (bons de commande, devis, factures) Contribution à la communication interne et externe (affichages, mails, site web) Participation à la démarche qualité 4. Support logistique Organisation matérielle des réunions et événements institutionnels (JPO) Responsables hiérarchiques La Directrice de l'institut de formation. La Directrice de l'établissement Liens fonctionnels Collaboration transversale avec les services fonctionnels Formateurs Etudiants, élèves Intervenants extérieurs Partenaires institutionnels Profil recherché Diplôme BAC Profil recherché Expérience dans un secrétariat administratif, idéalement en milieu éducatif ou sanitaire. Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec un public étudiant. Appétence pour le numérique, les outils informatiques Conditions d’exercice Télétravail possible Horaires fixes avec possibilité d’adaptation Equipe dynamique et conviviale Restaurant du personnel Compétences attendues ou souhaitées Compétences techniques Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Bonne expression écrite et orale. Connaissance du fonctionnement d’un IFSI, d’un centre de formation ou du milieu universitaire (appréciée) Compétences organisationnelles Rigueur, sens des priorités, autonomie. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Respect des procédures et des délais. Compétences relationnelles Sens du service public et de l’accueil. Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité. Travail en équipe et communication fluide avec les différents interlocuteurs. Profil recherché Expérience dans un secrétariat administratif, idéalement en milieu éducatif ou sanitaire. Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec un public étudiant. Appétence pour le numérique, les outils informatiques Conditions d’exercice Télétravail possible Horaires fixes avec possibilité d’adaptation Equipe dynamique et conviviale Restaurant du personnel Objectifs du poste Assurer un suivi administratif fiable et rigoureux. Contribuer à la qualité du parcours étudiant. Soutenir l’équipe pédagogique dans l’organisation des formations Participer à l’image professionnelle et accueillante de l’IFSI. Qualités professionnelles : Expérience dans un secrétariat administratif, idéalement en milieu éducatif ou sanitaire. Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec un public étudiant Sens des priorités Autonomie dans le travail Le poste est ouvert aux fonctionnaires (par voie de mutation ou de détachement) ainsi qu’aux agents contractuels. Pour les contractuels, le contrat pourra être renouvelé et, le cas échéant, évoluer vers un CDI, ou permettre à l’agent d’intégrer la fonction publique hospitalière par la voie d’un concours .