Secrétaire administratif h/f

Nous recherchons,
Une secrétaire administrative H/F en entreprise générale du bâtiment
Notre secteur d'activité se situe sur Toulouse et sa périphérie dans le domaine de la Rénovation en Gros-oeuvre et aussi en Tout corps d'état. Sous la responsabilité des dirigeants de l'entreprise et en collaboration avec les conducteurs de travaux, chargée d'étude de prix et chefs de chantier vos missions seront :
Phase étude commerciale
* Téléchargement, communication des appels d'offres
* Etablissement des dossiers administratifs, montage des dossiers appels d'offre en collaboration avec la chargée d'étude de prix
Phase exécution
* Gérer le courrier
* Centralisation et vérification des pièces du marché (AE-CCAP- CCTP .)
* Demande et suivi des retenues de garantie
* Création/ouverture des chantiers sur logiciel Sage Batigest, intégration des données (adresse, code ARC, création code client.)
* Saisi des règlements dans Sage Batigest
* Etablissement des conventions prorata, gestion & suivi des dépenses
* Etablissement des contrats de sous-traitance, DC4, vérification et suivi de la validité des pièces administratives, relance des sous-traitant pour obtenir les documents
* Envoi mensuelle des situations de travaux aux clientsSuivi des encaissement et relances clients
* Etablissement des factures groupe/prorata, mise à jour reporting suivi et relances
* Rédaction des courriers, archivage, diffusion
* Centralisation des comptes rendus, échanges mails, courriers
Phase réception
* Mise en forme et diffusion des DOE
* Etablissement des DGD
* Vérification des PV de réception, communication avec les banques
* Mise à jour des pièces administratives de la société, diffusion sur les plateformes
* Demandes et suivi des cartes BTP
* Relance des clients sur les derniers règlements
* Rapprochements
* Gestion du personnel
* Suivi des plannings, absences et congés
* Gestion des demandes de congés à la caisse professionnelle
* Transmission des éléments de paye au cabinet comptable
* Emission des paiements de salaires
Communication / RH
* Publication de certaines de nos réalisations sur les réseaux sociaux
* Mettre à jour régulièrement le site internet de l'entreprise
* Accueil des salariés, intérimaires, ouvriers,
* Suivi des visites médicales
* Suivi des formations (CACES, .)
* Création des dossiers de mutuelle pour les salariés
Gestion du matériel
* Suivi du carnet d'entretien des véhicules de l'entreprise (vidange, contrôle technique, .)
* Suivi des vérifications des éléments de sécurité (harnais, extincteurs, treuil, .)
* Contacter les garages pour organiser les rdv,
PROFIL
Expérience souhaitée dans l'univers du bâtiment. Doté(e) d'un bon relationnel, vous êtes dynamique, tenace, force de proposition, très rigoureux (se) et autonome. Vous savez gérer les priorités et avez le sens du contact. Vous êtes plein(e) de bon sens et êtes moteur pour faire progresser cette jeune entreprise.
Ce poste est à pourvoir dans le cadre d'un contrat CDI.
La rémunération est à négocier selon votre niveau d'expérience.
Poste à pourvoir immédiatement.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: à partir de 1 600,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel