Statut selon profil - CDD - Titulaire / Grade : Cat B Assistant Médico-Administratif
De 9h à 16h30 25 CA. 15 RTT. Congés obligatoires pendant la fermeture du service (1 semaine en août et 1 semaine en fin d'année)
Le Pôle hospitalo-universitaire d'Evaluation Prévention et Innovation Thérapeutique (PEPIT) a pour mission de structurer les moyens cliniques dans le champ du diagnostic et de l'intervention précoce et personnalisée de l'adolescent et du jeune adulte sur le GHU. Il offrira une plate-forme transversale sur le GHU (soins, recherche, enseignement) destinée à favoriser l'intervention précoce, la recherche translationnelle et l'innovation thérapeutique.
Le pôle regroupe plusieurs composantes :
- Des consultations spécialisées pour les pathologies émergentes du jeune adulte et de l'adolescent (CJAAD, jeunes de 15 à 30 ans)
- Le Centre référent Maladies Rares à expression psychiatrique (CRMR)
- Des consultations sur les troubles du neurodéveloppement pour la problématique de la transition adolescent - jeune adulte
- Une équipe mobile, selon le modèle du case-managers multidisciplinaire
- Le Centre d'évaluation et de recherche clinique (CERC) pour son activité de recherche (programme de Recherche Hospitalo Universitaire RHU psycare et projets associés).
- Perspective de développement d'une offre d'hospitalisation
Le pôle déploie ces activités à l'échelle du GHU et du territoire Ile de France et anime, le réseau Transition coordonnant les centres d'intervention précoce à l'échelle nationale. Le pôle est lié à l'équipe Inserm - Université de Paris : Physiopathologie des maladies psychiatriques dirigée par le Pr MO Krebs, équipe de l'Institut de Psychiatrie et Neurosciences de Paris (IPNP, Inserm UMR 1266, T Galli). Le pôle PEPIT a une forte activité universitaire dont l'accueil d'internes, de stagiaire en Master et est impliqué dans des activités de formations (Master Class, DU, DIU) et de diffusion des connaissances.
DESCRIPTION DU POSTE
L'assistante administrative du CJAAD a pour fonction principale de mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de l'activité du service, du suivi des indicateurs, et d'assurer le secrétariat du CJAAD
MISSIONS
- Traitement, mise en forme et classement de documents lié au service : courriers, convocations.
- Réception et orientation des appels téléphoniques en lien avec la secrétaire de consultation
- Gestion des rendez-vous des patients pour les médecins du CJAAD
- Gestion des nouvelles demandes (appels téléphoniques, convocations, tableaux synthétiques sur les demandes)
- Présence au staff le mardi de 11h00 à 12h30 pour faire le point sur toutes les nouvelles demandes
- Création des nouveaux patients dans le logiciel CORTEXTE
- Scanner les documents relatifs au dossier du patient
- Transmettre les convocations des rendez-vous aux patients
- Gestion et coordination de la communauté de pratique en lien avec la cheffe de pôle
Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) :
- Participation à l'organisation d'événements institutionnels liés au service
- Remplacement au secrétariat de consultation
- Saisie des informations administratives pour les patients
- Gestion des occupations des bureaux du Rez-de-jardin en l'absence de la secrétaire de consultation
Contraintes :
- Complexité liée aux activités variées en milieu hospitalo-universitaire, caractérisée notamment par l'interface avec les différentes directions fonctionnelles de l'établissement et de différentes institutions extérieures
- Interruptions fréquentes de tâches pour gérer d'autres missions (téléphone, renseignements des usagers.)
PROFIL
- Formation d'Assistante Médico-Administrative - Maîtrise des outils informatiques (Word, Power Point, Excel) - Utilisation du logiciel Cortexte
Charge mentale pouvant être importante et nécessitant de savoir communiquer avec des personnes en situation de stress
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