Au sein du GIP Commission d'Urgence Foncière, sous la responsabilité de la direction, l'assistant administratif a pour activités :
- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance,
d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre ;
- Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution ;
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ;
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions ;
- Organiser le traitement et la diffusion des informations ;
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate
(électroniquement ou papier) et de l'archivage ;
- Prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu
Assurer le secrétariat
- Gestion de l'agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique,
présentation powerpoint...)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Archiver des dossiers et documents de référence
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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