Secrétaire polyvalent.e f/h (nouvelle fenêtre)

Contexte

La Direction de l’Innovation, des Partenariats et des Programmes transversaux (DIPP) pilote les programmes d’accompagnement sans hébergement des personnes réfugiées, notamment les programmes AGIR (Accompagnement global et individuel des réfugiés) sur les départements de Paris, Hauts-de-Seine, Seine-et-Marne, Seine-Saint-Denis, Calvados, Manche et Hautes-Alpes. Elle conçoit des projets innovants pour répondre aux besoins des publics exilés et développe les partenariats de France terre d’asile à l’échelle nationale. Enfin, la DIPP est en charge du pilotage du mécénat privé pour soutenir ces initiatives.

Le programme AGIR Paris (Accompagnement global pour l’intégration des réfugiés) est un dispositif départemental mis en place par l’État visant à offrir un accompagnement global personnalisé des bénéficiaires d’une protection internationale (BPI) vers l’emploi et le logement durables, qu’ils soient ou non hébergés dans le Dispositif national d’accueil (DNA).

Mis en œuvre à Paris par France Terre d’Asile à partir de novembre, le programme AGIR Paris se structure autour de deux activités :

1. L’accompagnement global des BPI grâce à des conseillers d'insertion,
2. L’appui et la coordination des acteurs locaux de l’intégration.

L’accompagnement individualisé est mené dans une logique de subsidiarité, de prise de relais et de sécurisation du parcours avec les acteurs de droit commun et les gestionnaires de programmes spécifiques vers lesquels les BPI sont orientés. Près de 50 conseillers en insertion sont mobilisés sur cette mission par FTDA, avec l’appui des Missions locales de Paris.

Les professionnels œuvrant à la réalisation de la prestation d’appui et de coordination des acteurs locaux mettent en place des partenariats permettant la pleine garantie des droits et la prise en considération des besoins des BPI accompagnés.

Vos missions

En qualité de Secrétaire polyvalent et sous l’autorité de la Directrice, vous êtes en relation étroite avec le comptable et l’agent d’accueil du programme et êtes en charge de missions variées telles que l’organisation de l’accueil physique et téléphonique des personnes (réfugiés, partenaires, salariés, etc.), organisation de la réception du courrier et élaboration de documents administratifs de l’établissement, appui à la gestion du temps de travail des salariés, de tâches administratives diverses qui pourraient vous êtes confiées.

Vos missions principales sont les suivantes :

3. Remplacement de l’accueil en l’absence de l’agent : accueil convivial et orientation du public, suivi des inscriptions à la halte-garderie, gestion des appels téléphoniques ;
4. Traitement du courrier et des livraisons (réception, enregistrement, classement, distribution, affranchissement, diffusion…) ;
5. Suivi de stocks (réassort et rangement des fournitures, équipements, petits matériels, produits…) et passage de commandes (réception, suivi utilisation, inventaires…) ;
6. Préparation de l’accueil des nouveaux salariés (équipement, accès numériques...) ;
7. Mise à jour des documents (annuaire, boite mail, feuilles d’émargement,) ;
8. Classement des dossiers (feuilles d’émargement, attestation de remise de matériel, bons de livraison...) ;
9. Relations de suivi des prestataires (assistantes maternelles, informatique, entretien ménager, travaux...) ;
10. Renseignement d'une base de données "métiers" et/ou de tableurs Excel (statistiques et indicateurs…) ;
11. Réalisation d'activités administratives diverses (réservation hôtel/salle/billets déplacements, organisation logistique des réunions et tenue d'agenda, préparation des salles, comptes-rendus de réunions…)
12. Déclaration de sinistres auprès des assureurs et suivi du dossier ;
13. Gestion des demandes de devis ;
14. Tenue des tableaux d'information et des affichages obligatoires ;
15. Remontée des dysfonctionnements à la direction.

Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées.

CDD temps plein à terme incertain à pourvoir dès que possible jusqu'au 07.10.. Salaire de 25 € bruts annuels selon Convention Collective France terre d’asile et expérience (complément Ségur inclus)

Formation

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac Pro à Bac dans les filières du secrétariat, de l'accueil, de l'assistanat de gestion.

Expérience

Autonome et volontaire, vous attestez d’une expérience professionnelle d’au moins deux ans à un poste équivalent.

Compétences

Vous connaissez les techniques de traitement de l'information et êtes capables d'assimiler et d'appliquer les règles et procédures internes. Vous savez faire preuve de rigueur, précision, confidentialité, fiabilité et méthode. Vous avez une parfaite maîtrise du pack office ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles. Vous êtes capable de communiquer en anglais.

Connaissances

Vous connaissez les techniques de traitement de l'information et êtes capables d'assimiler et d'appliquer les règles et procédures internes.

Salaire ou indemnités

€ bruts mensuels selon Convention Collective France terre d’asile et expérience (complément Ségur inclus).

Avantages

Mutuelle groupe, carte restaurant (10€, pris en charge à 60 %), remboursement à 50% des transports en commun, 6 semaines de congés annuels + 20 RTT/an, 16j/an de congés menstruels possibles.

Conditions d'exercice

16. Liens fréquents avec les usagers.
17. Télétravail régulier possible à partir de 4 mois d'ancienneté.
18. Respect de l'image de l'association, des codes éthiques, de la confidentialité des données / informations détenues.
19. Devoir de réserve.
20. Aménagements pouvant être envisagés selon l’accessibilité de l’établissement pour les personnes en situation de handicap.