Office manager (h/f)

Descriptif de l'entreprise partenaire Rubik School
Cabinet d'avocats en droit de la famille et droit patrimonial de la famille
Date de démarrage : Octobre 2025

Nous recherchons un(e) Office Manager pour assurer la coordination et le bon fonctionnement des opérations administratives, digitales et communication au sein de l'entreprise. Vous serez un(e) interlocuteur(-trice) clé pour garantir la fluidité des processus internes et accompagner l'équipe dans son quotidien.

Vos missions principales :

1. Communication
- Actions de communication en interne (newsletters, supports d'information).
- Webmarketing communication sur les réseaux aux moyens de post et de vidéos :
o Animation des réseaux sociaux du cabinet (LinkedIn, YouTube, Instagram).
o Tournage de vidéos avec vous et votre associé, montage, planification et publication (2 à 3 posts par semaine).

- Gestion des campagnes SEO et SEA

2. Optimisation des process et outils
- Mise en place et amélioration des outils collaboratifs : gestion de projet, automatisation des tâches administratives.
o Intégration de nouveaux outils digitaux et de solutions d'intelligence artificielle.
o Mise en place de process et structuration de l'organisation pour fluidifier la gestion des dossiers.
- Formation des équipes à l'utilisation des outils et au respect des process.
- Proposition d'initiatives pour optimiser les coûts et améliorer l'efficacité des services internes.
- Conduite du changement
o Sensibilisation de l'équipe, soutien dans l'adoption des outils et nouveaux usages.
o Capacité à entraîner l'équipe vers les objectifs fixés.
- Mise en œuvre de nouveaux outils
- Suivi des process

3. Support au dirigeant
- Préparation et suivi des dossiers stratégiques : coordination des documents, prises de notes, et rédaction de comptes rendus.
- Assistance dans la communication interne et externe : rédaction de supports, gestion des emails sensibles ou stratégiques.
- Veille stratégique : recherche d'informations spécifiques pour appuyer la prise de décision.
- Coordination avec les équipes et relais entre le dirigeant et les différents services pour fluidifier les échanges et le suivi des projets.

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Stack d'outils utilisée
Make
Airtable
Pack office
Kleos

- Capacité à travailler de manière autonome et proactive dans un environnement dynamique.
- Capacité à porter un projet et à convaincre les collaborateurs
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs mentionnés.
- Nous sommes ouverts à des profils plus seniors, avec un vécu professionnel significatif, notamment pour la conduite du changement.
- Importance des soft skills : capacité d'entraînement, posture calme et posée, esprit vif, sens du service client.
- Une expérience dans le domaine du droit peut être un plus, mais ce n'est pas un prérequis.
- Les profils issus d'univers orientés service (banque, assurance, etc.) sont également pertinents pour leur sens de la relation client.
- L'ambiance intergénérationnelle du cabinet nécessite une personne mature pouvant faire le lien entre les jeunes collaborateurs et l'équipe de direction.