Assistant / assistante administration des ventes export (h/f)

1. Gestion des commandes clients
Réception et traitement des commandes : Enregistrer les commandes, vérifier leur conformité et les saisir dans le système de gestion.
Suivi des commandes : S'assurer de la disponibilité des produits, suivre les délais de production et de livraison.
Interface avec les clients : Informer les clients de l'état d'avancement de leurs commandes.

2. Coordination logistique et transport
Organisation des expéditions : Planifier les expéditions en collaboration avec les transporteurs, les transitaires et les douanes.
Suivi des livraisons : Veiller à ce que les produits soient livrés dans les délais et les conditions convenues.
Gestion des documents d'expédition : Établir et vérifier les documents nécessaires (factures, certificats d'origine, documents douaniers, lettres de transport, etc.).

3. Gestion administrative
Facturation : Émettre les factures et assurer leur suivi jusqu'au paiement.
Gestion des litiges : Traiter les réclamations des clients liées aux commandes, livraisons ou factures.
Support administratif : Maintenir les bases de données clients et fournisseurs à jour, gérer les contrats, et effectuer un reporting régulier.

4. Relation client à l'international
Communication multilingue : Être en contact avec des clients étrangers, souvent en anglais ou dans une autre langue.
Gestion des spécificités culturelles et légales : Adapter la gestion des commandes en fonction des particularités des pays (normes, réglementations douanières, etc.).

5. Coordination interne
Collaboration avec les équipes internes : Travailler avec les commerciaux, le service logistique, la production et la comptabilité pour garantir une gestion fluide des commandes.
Support aux équipes commerciales : Fournir des informations sur les commandes, les expéditions et les besoins des clients.

6. Conformité réglementaire internationale
Respect des réglementations douanières : Garantir la conformité des marchandises exportées avec les lois et règles en vigueur dans les pays de destination.
Gestion des incoterms : S'assurer de la bonne application des incoterms définissant les responsabilités entre l'acheteur et le vendeur.

7. Optimisation des processus
Proposition d'améliorations : Identifier des pistes pour améliorer les processus de gestion des commandes, réduire les délais, ou optimiser les coûts logistiques.