EXECAST RECRUITMENT, cabinet de recrutement spécialisé dans les postes d'assistants de direction et de back-office (responsable administratif, assistant personnel, chef de cabinet, etc.), recherche un Office Manager (H/F) pour le compte de son client, une start-up américaine du secteur aérospatial, afin de superviser le lancement de son bureau à Paris !
Office Management:
* Assurer l'accueil physique, téléphonique avec les employés, les partenaires internes et externes, les fournisseurs, les clients et autres visiteurs
* Gestion des bureaux et du lieu de travail : notamment l'aménagement de nouveaux bureaux et leur entretien courant, en veillant à ce que l'identité visuelle des bureaux soit conforme à celle du siège social
* Contribuer à la mise en œuvre de toutes les mises à jour et exigences relatives aux locaux, selon les besoins
* Gérer tout le courrier entrant et sortant, les services de messagerie et les colis
* Commander et gérer les fournitures de bureau, les produits de base pour la cuisine, etc.
* Entretenir le matériel de bureau (imprimantes, Wi-Fi, équipement technique des salles de réunion) et signaler les problèmes si nécessaire.
Assistant(e) de direction :
* Gérer l'agenda complexe et mouvant du Président Europe
* Assurer la liaison avec des clients et partenaires de premier plan issus du monde des entreprises, des associations et/ou des organismes publics et administration Française (Ministère, Présidence de la République etc)
* Planifier des réunions, des conférences d'entreprise, des visioconférences de service et des séminaires
* Organiser des déplacements professionnels fréquents avec un programme complexe (coordination des hôtels, des transferts, des itinéraires et des visas)
* Assurer la liaison avec le siège social en Californie
Ressources humaines :
* Onbording (installation du poste de travail, kits de bienvenue, cartes d'accès, badges) et gérer le offbording (récupération du matériel de l'entreprise, des badges, désactivation des systèmes)
* Apporter un soutien au recrutement pour l'équipe de Paris
* Assurer et piloter les opérations de paie pour les employés de Paris
* Servir de point de contact pour les préoccupations des employés, en favorisant une communication ouverte entre les employés et la direction européenne et américaine.
* Veiller au respect des exigences locales en matière d'emploi et de conformité
Comptabilité / Finance :
* Effectuer des tâches administratives de back-office liées aux finances et aux dépenses internes
* Apporter un soutien à l'équipe comptable et financière du bureau de Paris
De manière transversale :
* Mise à jour des carnets d'adresses, méthodes opérationnelles, manuels, politiques et procédures du bureau, etc.
Bilingue anglais/français
Excellentes aptitudes relationnelles et communicatives
Autonome, proactif, agile, vif d'esprit et efficace
À l'aise dans un environnement multiculturel et une structure de type start-up, et ayant déjà travaillé dans un contexte international
Responsable, structuré, bien organisé
Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion
Maîtrise de Google Office et de Slack
Minimum 10 ans d'expérience
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc)
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