Assistante de direction h/f

Elle gère un budget d'investissement annuel de 24 millions € et un budget d'exploitation en maintenance biomédicale de 22 millions €, pour un parc installé d'environ 40000 équipements sur l'ensemble des sites. Vos missions MISSION GENERALE : Assistante de Direction au sein de la Direction des Equipements, en binôme avec l'assistante de la Directrice des Equipements Référente de 3 ingénieurs biomédicaux pour les missions de gestion des agendas et organisation de réunion MISSIONS PERMANENTES : · Secrétariat général : · Permanence téléphonique pour la Direction des Equipements · Gestion des agendas de 3 ingénieurs · Organisation des réunions et constitution des dossiers liés · Gestion inventaire technique des équipements biomédicaux : · Suivi et mise à jour des équipements biomédicaux défalqués dans NSI Gestion · Création et traçabilité par numéro d'incrémentation des dossiers de commande d'équipements biomédicaux à l'échelle du GH · Gestion des prêts, mises à disposition, déclarations de don et défalcation · Logistique de la Direction des Equipements · Commandes diverses (fournitures de bureau, DA, Pharmacie) · Demandes d'interventions techniques SAPHIR ou SMAX · Suivi des colis (archivage des bordereaux d'expédition) · Gestion de la présence au travail via le logiciel GESTIME : saisie des congés, formalités administratives, formations pour les personnels de la Direction des Equipements basés à PSL MISSIONS PONCTUELLES: · Gestion des candidatures lors de recrutement de personnel : transmissions, réponses, organisation de l'arrivée de la personne retenue · Gestion des dossiers de stagiaires et apprentis : gestion des demandes email, réponses, constitution du dossier administratif ) · Permanence téléphonique et logistique de la cellule achats mobiliers · Relance factures avant clôture d'exercice Le poste d'assistante de direction est en interaction régulière avec : ·La Direction des Travaux et du Système d'information regroupées au sein de la Direction des Investissements · L'économat de la DADDL et la plateforme logistique · La Direction des Ressources Humaines · Les assistantes des directions des sites et de la direction générale du GH · Le corps médical et paramédical · Les fournisseurs et industriels du secteur biomédical Profil recherché LA FORMATION ET/OU LES QUALIFICATIONS REQUISES - Secrétariat LES CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES - Utilisation des outils informatiques : Outlook, Word, Excel, Power Point, SAPHIR, NSI GESTION, GESTIME L'EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE - Capacité à animer, gérer les flux d'informations LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES - Rigueur - Disponibilité - Sens de l'organisation et des priorités - Rôle relationnel important - Esprit d'équipe Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7 H 36 à 100% avec une heure de pause méridienneTélétravailNon Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2