Contexte : La Société Annette K propose un espace unique combinant une salle de sport, un restaurant et une guinguette. Nous recherchons un Assistant Responsable Privatisations et Événementiel pour vendre ces espaces à des clients individuels, groupes ou sociétés, et assurer la gestion complète des événements privatisés.
Sous la responsabilité de notre Cheffe Privatisation, vous aurez l'opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant. Prêt à relever le défi ?
MISSIONS :
Gestion des Demandes Entrantes : Répondre aux demandes de privatisation par téléphone, email ou en personne.
Établir des devis personnalisés en fonction des besoins spécifiques des clients.
Prospection et Relation Client : Prendre contact avec des clients potentiels pour promouvoir les espaces de privatisation.
Entretenir des relations de qualité avec les clients pour fidéliser et développer le portefeuille.
Organisation Événementielle : Planifier et coordonner les événements privatisés (réunions, séminaires, soirées, etc.).
Assurer la logistique des événements : réservation des espaces, gestion des prestataires, suivi des plannings.
Gestion des Manifestations : Organiser et superviser les manifestations sur la barge (sportives, culturelles, etc.).
Coordonner les équipes internes et externes pour garantir le bon déroulement des événements.
Assistance à la Planification et à l'Organisation : Aider à la planification et à la coordination des événements.
Participer à la rédaction des cahiers des charges et des briefs pour les prestataires.
Assister dans la gestion des plannings et des calendriers d'événements.
Gestion Logistique : Coordonner les aspects logistiques : réservation des lieux, gestion des fournisseurs, suivi des livraisons.
Assurer la mise en place et le démontage des installations nécessaires aux événements.
Relation Client et Suivi : Accueillir et orienter les clients et participants lors des événements.
Répondre aux demandes et besoins des clients avant, pendant et après les événements.
Assurer le suivi post-événement : envoi de remerciements, analyse des retours, etc.
Support Administratif ET exploitation : Réaliser des tâches administratives : prise de notes, rédaction de comptes-rendus, gestion des factures.
Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi des événements.
Etre présent pendant les privatisations (même les soirs et / ou week end).
Communication et Promotion : Participer à la création et à la diffusion des supports de communication (invitations, newsletters, etc.).
Assister dans la gestion des réseaux sociaux et des campagnes de promotion des événements.
Gestion des Imprévus : Savoir réagir rapidement et efficacement face aux imprévus et aux problèmes logistiques.
Proposer des solutions alternatives en cas de besoin.
Analyse et Amélioration Continue : Participer à l'analyse des retours post-événement pour identifier les points d'amélioration.
Proposer des solutions innovantes pour optimiser l'organisation des futurs événements.
COMPETENCES REQUISES :
- Excellentes compétences en communication et en relation client.
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs projets simultanément.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaissance des outils de gestion d'événements (type Eventbrite, Trello, etc.) serait un plus.
QUALITES PERSONNELLES :
- Sens du service et de la satisfaction client.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
- Flexibilité et adaptabilité. Les horaires des privatisations étant changeants, l'emploi du temps de l'adjoint l'est également. - - Possibilité de travailler le soir et les week end en fonction des besoins de la Société
- Calme et diplomatie face aux situations de conflit.
- Une première expérience dans l'événementiel ou la gestion de projets similaire
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