Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 17h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Rémunération indicative statutaire, régime indemnitaire et CNAS Descriptif de l'emploi Animé (e) d'un sens aigu du service public, et sous l'autorité de la DGS, l'agent d'accueil assure la gérance de l'agence postale et l'accueil physique, électronique et téléphonique auprès des administrés
Vu taille de la commune, l'agent (e) pourra également être en charge de diverses missions administratives.
Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES
RELATIONS AVEC LE PUBLIC :
- Accueil physique et téléphonique du public, et gestion de la boîte courriel générale de la mairie,
- Gérance de l'agence postale
- Gestion du courrier papier et électronique ainsi que des requêtes des administrés
- Gestion du courrier postal (réception, enregistrement, scan, ...) et électronique
- Contrôle et enregistrement des dossiers administratifs : enregistrement du courrier au départ et à l'arrivée
- Gestion des réservations de salles communales
- Classement des dossiers et mise en archivage
- Tenue des registres d'enregistrement des courriers de " départ " et d'" arrivée ", transmission auprès du supérieur hiérarchique.
- Gestion et affranchissement du courrier sortant.
- Gestion des locaux communaux :
- Gestion et suivi des plannings de l'utilisation des locaux communaux en relation avec les utilisateurs (particuliers, associations), du prêt de matériel.
- Réponses aux demandes de réservation.
- Gestion des clés / badges.( en lien avec le responsable du ST)
- Gestion du débit de boisson
RELATIONS AVEC LE PERSONNEL MUNICIPAL :
- Agent pivot entre les différentes demandes et les différents services,
RELATIONS AVEC LES ELUS :
- Faire remonter tout dysfonctionnement auprès de la hiérarchie
- Etablir les convocations des différentes réunions, transmission de l'ensemble des comptes rendus établis par les services et les élus
MISSIONS SECONDAIRES
- En lien avec l'agent en charge du pôle " service à la population " et en charge des évènements communaux et des arrêtés relatifs aux débits de boisson.
Binôme de l'agent en charge de la communication pour la gestion de la communication et des évènements communaux, l'affichage des informations et des actes en Mairie ainsi que sur le mobilier urbain, la gestion du site Internet et des supports de communication (panneaux lumineux, réseaux sociaux, bulletin municipal), l'organisation des évènements communaux (calendrier des manifestations).
- Etat Civil
- Communication interne et externe (panneau lumineux de la commune, intramuros, site internet)
- En charge du classement et de l'archivage de dossiers
- Rédaction de courriers et divers documents administratifs Profils recherchés Posséder des compétences techniques :
- Connaissance générale de la gestion administrative et du secrétariat
- Bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels internes
- Qualités rédactionnelles, de syntaxe, d'orthographe
- Utiliser les outils de communication
- Maîtriser l'expression orale
Compétences d'organisation :
- Planifier son activité : prioriser les tâches
- Être force de proposition
- Collecter, contrôler et vérifier l'exactitude et la complétude des données ou informations.
- Constituer des dossiers (papier ou électronique) et classer selon un plan de classement
- Capacité d'anticipation
SAVOIR ETRE :
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
bon relationnel
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.