Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de l'Assistante de Direction, la Secrétaire de Direction a pour mission générale, dans le respect du système de management qualité-risques :
De mettre toute sa compétence, son engagement et son expertise pour assister, au quotidien, l'Assistante de Direction dans sa fonction et plus largement la Gouvernance (Direction Générale, Présidence, Conseil d'Administration).
Missions principales : ️ Accueil et gestion administrative générale Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,
Réceptionner et répartir le courrier du siège (hors ouverture), gérer l'ouverture et l'envoi du courrier de la Direction Générale,
Suivre le circuit des signatures de la Présidence et de la Direction Générale,
Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau pour le siège social,
Assurer le suivi opérationnel de la maintenance courante et des prestataires de services (poste, affranchissement, machine à café, gestion des clefs et documents des véhicules de service, etc.)
Gestion des agendas et déplacements Gérer les agendas du Directeur Général et de la Présidente,
Organiser les déplacements (réservations, abonnements, suivi des factures) pour la Direction Générale, la Présidence et les administrateurs,
Contribuer à l'organisation d'évènements internes du groupe (assemblées, remises de médailles, etc.)
Organisation des réunions et instances statutaires Planifier et organiser les réunions des instances (Bureau, CA, AG.),
Préparer les convocations, trames de comptes rendus, dossiers, commandes de prestations associées (cocktails, plateaux repas.)
Assurer le suivi administratif des décisions (extraits de délibérations, déclarations en Préfecture ou Greffe, tenue des registres, appels de cotisation)
Rédaction et gestion documentaire Rédiger et mettre en forme des courriers, documents administratifs ou de suivi,
Assurer le classement, la copie, la numérisation et l'archivage des documents,
Mettre à jour les bases de données de contacts et de partenaires (répertoire DG, fichiers administrateurs, fichiers de délibérations)
✈️ Référent(e) de la politique voyage du groupe Piloter la politique voyage du Groupe ACPPA et assurer le lien avec l'agence de voyages partenaire
Suivre les données de déplacements, coordonner avec les établissements, préparer les points de suivi trimestriels et la revue annuelle du contrat
Modalités du poste : Type de contrat : CDI à temps plein Prise de poste : Dès que possible Lieu : Siège social - Francheville (69340) Rémunération : 2 200 € brut/mois (+prime de fin d'année incluse + reprise d'ancienneté selon profil et expérience).Le poste est accessible aux candidats titulaires d'un diplôme de niveau Bac à Bac+3, de type bac professionnel, technologique ou licence, dans les domaines du secrétariat, de la bureautique ou des fonctions administratives.
Une excellente maîtrise des outils bureautiques (notamment le Pack Office) ainsi que des outils de communication courants (messagerie, navigation internet, plateformes collaboratives) est indispensable.
La faculté d'adaptation, nécessaire à l'exercice de la fonction de Secrétaire de Direction/Accueil (H/F), se complète des aptitudes et compétences suivantes :
- Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse,
- Sens de l'anticipation et de l'organisation,
- Rigueur et diplomatie,
- Esprit d'initiative et sens des priorités,
- Sens des responsabilités,
- Respect de la confidentialité,
- Esprit d'équipe et sens du relationnel,
- Discrétion,
- Polyvalence,
- Bonne expression orale et bon rédactionnel.
En intégrant nos équipes, vous bénéficiez :
- D'un accompagnement par un tuteur sur toute la durée de votre intégration au sein de l'ACPPA.
- D'un parcours de formation valorisant et qualitatif grâce au Pôle Formation Santé du Groupe (e-learning, présentiel, serious game.).
Nous rejoindre c'est aussi profiter :
- D'une mutuelle d'entreprise,
- D'une reprise d'ancienneté,
- Des avantages d'un Comité Social et Economique,
- De repas à des prix avantageux,
- D'actions diverses dans le cadre de notre politique engagée pour une bonne Qualité de Vie au Travail,
- D'un Plan de Mobilité Durable,
- D'un accord télétravail,
- D'un Groupe d'envergure nationale avec plus de 40 ans d'expertise en gérontologie offrant de nombreuses possibilités d'évolution interne.
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