Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

Rattaché(e) au Responsable du Service Matériel de Nettoyage, vos missions seront les suivantes :

ADMINISTRATION COMMERCIALE
Saisir et suivre les demandes, devis, commandes, livraisons et facturations dans BLG (notre ERP)
Vérifier la complétude des dossiers (bon de commandes, conditions, coordonnées, adresses, consignes)
Préparer et émettre les documents commerciaux (accusé, proformas, confirmations, bons de livraison)
Appuyer les commerciaux : relances d'informations, mise à jour des affaires, suivi des validations

ACHATS INTERNATIONAUX
Assurer le lien entre notre fournisseur et le transitaire français pour le suivi des expéditions depuis l'étranger jusqu'à
Vinay
Vérifier la bonne transmission des documents export et leur conformité (facture, liste de colisage, certificat CE,
etc...)

LOGISTIQUE ET TRANSPORT
Organiser ramasses et livraisons (transporteurs, créneaux, contraintes de manutention)
Emettre les instructions au magasin et à l'atelier (préparation, étiquetage, documents)
Assurer le suivi jusqu'à réception et gérer les litiges transport (réserves, dossiers d'indemnisation)

RÉSEAU DE SOUS-DISTRIBUTEURS
Être le point d'entrée : demandes, devis, commandes, informations produits, pièces/consommables
Suivre les commandes : délais, préparation, expédition, réception, retour satisfaction
Aide au financement : constituer les dossiers (Kbis, RIB, attestations, éléments techniques) et transmettre à la
Responsable Financière
Extranet Monnet Matériel de Nettoyage : publier et mettre à jour les fiches produits, les tarifs, les notices, les
visuels et vidéos, les conditions, les statuts de commande, la FAQ et les formulaires

INTERFACES FINANCE ET COMPTABILITÉ
Préparer proformas, acomptes, suivi des règlements, avoir éventuels
Rapprocher les documents achat, transport et douanes (bon de livraison, facture) pour la conformité et l'imputation
comptable
Aider à la relance préventive des pièces manquantes bloquant pour la facturation et la comptabilité

INTERFACES MARKETING ET COMMUNICATION
Remonter les besoins de contenus (fiches, médias, argumentaires)
Contribuer aux opérations commerciales (promotions, mises en avant) en fournissant des données fiables
(références, caractéristiques, prix)

QUALITÉ, CONFORMITÉ ET AMÉLIORATION CONTINUE
Respecter et faire respecter les processus (vente, achat, import, livraison, mise en ligne, etc...)
Tenir les checks-lists (douanes et import, commande et livraison, extranet) ainsi que le registre de réclamations et
de litiges
Proposer des actions correctives et participer aux améliorations de procédures

Formation BTS Gestion de la PME, BTS Commerce International, BTS Support à l'Action Managériale, BUT GEA, ou Licence
professionnelle en gestion/commerce international ou équivalent
Maîtrise de l'ERP (idéalement BLG) et de la suite bureautique (Excel, Word, PDF)
Bonnes notions en transport, logistique et douane/import
Rigueur en gestion documentaire et classement administratif
Excellente organisation et gestion des priorités, rigueur et respect des délais, sens du service et de la relation client,
discrétion, sens du détail et esprit d'équipe