Secrétaire pédagogique

Informations générales Organisme de rattachement Siège de l'AP-HP Référence APHP_2025-19273 Date de début de diffusion 11/12/2025 Date de parution 18/12/2025 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Enseignement et Formation - Formatrice / Formateur Intitulé du poste Secrétaire pédagogique Description du poste ACTIVITES - Accueil des étudiants et des personnes extérieures - Gestion du courrier - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers - Suivi des effectifs des cohortes et promotions, des interruptions de formation et réintégrations - Suivi des absences des étudiants en cours et en stage - Reprographie, classement et archivage des documents administratifs et pédagogiques - Participation à l’organisation des épreuves de sélection d’entrée IFSI - Gestion des documents administratifs d’entrée en formation - Participation à la surveillance des épreuves de validation de séquences d’enseignement - Gestion de la déclaration des accidents de travail des ESI et des membres de l’équipe - Etablissement des conventions de stage et feuilles de mises en stage - Paiement des indemnités de stage et de transport - Participation aux groupes de travail en lien avec des activités administratives et aux manifestations institutionnelles - Archivage des anciens dossiers scolaires (destruction ou versement à Bicêtre) Descriptif du profil recherché COMPETENCES REQUISES SAVOIR FAIRE REQUIS - Maitriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP campus). - Filtrer les appels et les demandes - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome - Rédaction de compte rendu de réunion - Organiser et prioriser les activités de secrétariat - Définir un plan de classement et d’archivage - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - S’inscrire dans une démarche qualité CONNAISSANCES ASSOCIEES - Organisation et fonctionnement interne de l’institut - Bureautique - Accueil téléphonique - Communication /relations interpersonnelles - Classement et archivage - Connaissance du référentiel de formation infirmier - Gestion administrative des dossiers individuels des étudiants PRE-REQUIS - Formation secrétariat et gestion administrative - Bac professionnel secrétariat (niveau IV) - Bonne expression écrite et orale - Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus QUALITES REQUISES - Capacités relationnelles et sens de l’accueil, disponibilité, souplesse - Discrétion, loyauté, dynamisme - Autonomie dans le travail - Rigueur et méthode - Esprit d’initiatives, sens de l’organisation, anticipation - Sens du travail en équipe GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS Principaux risques - Travail sur écran - Interruptions fréquentes - Charge mentale - Stress Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Paris (75) Géolocalisation du poste 78 rue du Général Leclerc 94270 Le Kremelin-Bicêtre