Chargé des frais généraux & support clients

Je suis Camille, consultante en recrutement chez Fed FInance, je suis spécialisée dans le recrutement de profils comptables et financiers.

Ce rôle assure le bon fonctionnement du siège (accueil, fournitures, maintenance, déplacements…) tout en pilotant la gestion des incidents et réclamations clients en lien avec les différents services internes. Il s'agit d'un poste central, garant de la qualité de service et du suivi administratif des dossiers.

Mon client est entreprise en pleine croissance, reconnue pour la qualité de ses services et son réseau structuré. Forte d'un modèle mêlant proximité, expertise et dynamisme, elle accompagne ses partenaires et ses clients au quotidien, tout en cultivant un environnement de travail collaboratif et stimulant.

Dans ce contexte, vos missions seront :

1. Accueil et services généraux
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gestion des entrées et sorties du site, de la réception des colis et de la coordination des visiteurs et prestataires du siège

2. Support administratif
- Gestion et orientation des courriers et e-mails entrants, traitement et expédition du courrier et colis
- Priorisation des demandes et informations selon les degrés d'urgence
- Organisation des déplacements du siège
- Rédaction, mise en forme et relecture de documents administratifs
- Validation des factures liées aux frais généraux
- Participation au suivi des notes de frais
- Organisation logistique des réunions de Direction et événements internes
- Gestion administrative des contrats poseurs et transporteurs des magasins intégrés

3. Pilotage des frais généraux
- Gestion des achats : comparatifs, commandes, devis, suivi budgétaire et reporting par service
- Planification des interventions de maintenance (sécurité, climatisation, entretien…) et supervision des réparations
- Approvisionnement du siège (fournitures, consommables, ravitaillement)
- Organisation logistique des repas et déplacements professionnels (réservations train/avion, hébergement, location de véhicules)

4. Gestion des sinistres magasins
- Constitution et analyse des dossiers sinistres afin de déterminer l'opportunité d'une déclaration auprès de l'assureur
- En cas de non-déclaration : chiffrage, planification des interventions, gestion de la facturation
- En cas de déclaration : transmission du dossier complet, organisation des expertises et interventions, relances et suivi jusqu'à indemnisation

5. Gestion des impayés, litiges et contentieux clients (magasins intégrés)
- Constitution et transmission des dossiers complets au service juridique et à l'assureur
- Coordination avec les acteurs impliqués (magasins, assurance, expert, avocat…) et suivi du traitement
- Mise à jour régulière de la base de données des litiges et contentieux

6. Support aux services Comptabilité et Informatique
- Préparation des contrats pour signature
- Rédaction et envoi des courriers à destination des partenaires financiers, fournisseurs, etc.
- Numérisation et envois postaux des documents divers

7. Gestion des réclamations clients et SAV
- Réception et traitement des demandes clientes (SAV, litiges franchisés, associations de consommateurs, protections juridiques, réseaux sociaux…) conformément au process en vigueur
- Qualification des incidents selon leur niveau de criticité et coordination avec les services compétents
- Suivi complet des dossiers jusqu'à résolution : mise à jour du tableau de bord, reporting régulier
- Participation à l'amélioration continue des process et de la relation client afin de renforcer la satisfaction globale du réseau

Vous êtes un(e) professionnel(le) polyvalent(e), doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et d'une réelle aisance relationnelle ?

Capable de gérer simultanément plusieurs priorités, vous faites preuve de rigueur dans le suivi administratif comme dans la gestion de dossiers sensibles. Votre sens du service, votre diplomatie et votre réactivité vous permettent de collaborer efficacement avec une diversité d'interlocuteurs, internes comme externes.

Vous appréciez les environnements dynamiques et savez prendre des initiatives pour garantir la qualité et la fluidité des opérations au quotidien. Une première expérience dans les services généraux, l'accueil ou la gestion de litiges clients sera un atout pour réussir dans cette fonction au rôle transversal.