Un charge d’accueil (poste à mi-temps)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Descriptif de l'emploi Au sein du pôle affaires juridiques et administration générale de la Direction Générale Adjointe Ressources et Transformation Numérique (RTN), le service administration générale, composé de agents, a en charge l’accueil physique et téléphonique du public, les actes d’état civil et des titres d’identité ainsi que les élections.
Le chargé d’accueil représente l'image de la commune de Charnay-lès-Mâcon auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien impliquant savoir-être exemplaire et diplomatie. Il est capable d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur et de mener à bien de manière autonome les missions qui lui sont confiées. Missions / conditions d'exercice Accueillir :
Recevoir le public et gestion du standard de la mairie
Expliquer, recueillir, renseigner
Evaluer les demandes et orienter les administrés
Bonne tenue de l’espace d’accueil (modification affichage et rangement des présentoirs)

Traiter l’information :
Redistribuer – communiquer - rendre compte
Chercher l’information, se tenir informé
Rédiger et classer, bonne méthodologie
Mise à jour de l’annuaire téléphonique de la mairie
Publication des actes administratifs sur le site internet et /ou affichage règlementaire
Remplacer l’agent en charge des titres d’identités en cas d’absence ou d’indisponibilité

Organiser/coordonner :
Prise de rendez-vous pour le responsable et éventuellement les élus
Suivi des commandes pour le service Profils recherchés Les « savoirs » :
Connaissances du secteur communal et des activités des différents services pour pouvoir orienter le public
Solides connaissances de logiciels de bureau (Word, Excel, Outlook)


Les « savoir-faire » :
Accueillir le public avec amabilité et courtoisie
S’exprimer clairement, être à l’écoute et reformuler les demandes
Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Recevoir, filtrer et orienter les appels / gérer les demandes et identifier le degré d’urgence
Gérer les situations de stress
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’Internet
Adaptabilité aux différents types de situations
Techniques et outils de communication
Techniques de gestion de planning
Techniques de communication téléphonique


Les « savoir-être » :
Discrétion, disponibilité et bonne présentation : attention particulière à apporter à son image pour la représentation de la commune, garant de l’image du service public
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers
Respect de la règlementation et de la confidentialité
Sens de l’organisation et réactivité en fonction des pics d’affluence
Rigueur et bonne organisation