RESPONSABILITÉS :
CDD DE 3 ANS
Sous l'autorité fonctionnelle de la direction et du/de la responsable administrati(f-ve) et financier(e), l'agent.e assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du laboratoire : réalisation d'actes de gestion financière (engagements, suivi des commandes et missions) et de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles, des procédures applicables, qu'ils soient ULille ou CNRS (deux des tutelles de l'unité). Les activités scientifiques de l'UMR concernent principalement d'une part l'organisation de manifestations scientifiques et d'autre part l'organisation de missions en France et à l'étranger.
Les missions principales :
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative, comptable et financière
- Assurer la gestion et Ie suivi administratif des activités du service en appliquant les procédures dédiées
- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
- Établir des ordres de missions (France et étranger) et états liquidatifs
- Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord relatifs au suivi des dépenses (reportings)
- Réaliser des extractions financières
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion et les classer/archiver
- Participer à l'organisation et à la gestion des manifestations (conférences, séminaires, colloque, soutenances de thèse et d'HDR, etc.)
- Assurer le suivi administratif et logistique des comités de sélection dans le cadre des campagnes de recrutements de enseignants-chercheurs affiliés à l'UMR
- Établir les contrats de vacations et suivre leurs mises en paiement
- Accueillir et informer les divers publics (enseignants-chercheurs, doctorants, partenaires extérieurs, etc.)
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
- Gérer l'inventaire
- Assurer la gestion du planning des salles, ainsi que la gestion des clés
PROFIL RECHERCHÉ :
🧠 Compétences requises :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Systèmes d'information budgétaires et financiers
- Connaissance des règles de la gestion financière et d'achat public
- Bases de données et logiciels de bureautique
- Techniques d'élaboration de documents d'information et de communication
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
📎 Savoir-faire opérationnels :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et leurs dérivés (SIFAC-ULille/GESLAB-CNRS) afin d'exécuter la dépense et assurer un suivi
- Analyser des données financières
- Appliquer la réglementation et les procédures
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
- Accueillir les populations concernées (enseignants-chercheurs, chercheurs, doctorants, etc.)
🤝 Savoir-être :
- Sens de l'organisation, gestion des priorités, réactivité et initiative
- Sens de la confidentialité
- Travail en équipe
- Sens relationnel
- Polyvalence et adaptabilité
- Rigueur et fiabilité
Domaines de formation et expériences souhaitables :
- Utilisation de SIFAC attendue
- Utilisation de Geslab serait un plus
- Expérience dans un poste de gestion administrative et financière souhaitée
Conditions particulières d'exercice :
- Pics d'activités prévisibles
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