Gestionnaire de l'institut confucius (h/f)

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche.
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.
Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.


Activités principales :
- Réaliser les opérations de gestion courante des activités de l’Institut Confucius :
* Engager et suivre les dépenses et recettes,
* Organiser des missions en France et à l’étranger de l’Institut (établir les ordres de mission, réserver les titres de transport, traiter les frais de mission au retour des personnels),
* Participer à l’organisation des événements annuels (lettres d’invitation, réservation des locaux, rédaction ou relecture de conventions, réservations des hébergements, restauration, …),
* Organiser les conférences (invitations, réservations des salles, des hébergements, feuilles d’émargement),
* Recruter les personnels pour ateliers, assurer la mise en paiement des heures effectuées, gérer les plannings de formations (cours de chinois).

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion :
* Tableau de suivi des dépenses,
* Tableaux de suivi d’organisation des évènements.

- Accueil :
* Assurer l’accueil physique et téléphonique
* Prendre les inscriptions pour cours et ateliers et réceptionner les paiements

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’Institut Confucius, suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Mettre à jour des pages web et des supports de communication de l’Institut Confucius, en lien avec le Service Communication
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser, classer et archiver des documents
- Rendre compte au supérieur hiérarchique direct et au Directeur de l’Institut du suivi et de l’avancée des dossiers.


Connaissance, savoir :
- connaissances de l’environnement et des réseaux professionnels (organisation et fonctionnement de l’université, procédures de gestion administrative, règles générales de gestion financière)
- techniques d’élaboration de documents, d’accueil du public
- techniques de communication
- langues étrangères : anglais niveau B1, chinois apprécié
Savoir-faire :
- savoir utiliser les logiciels spécifiques à son activité et les outils bureautiques et de communication (SIFAC, MoveOn, site internet, réseaux sociaux, Pack Office, …)
- savoir rédiger des rapports et des documents administratifs
- savoir rendre compte
- travailler en équipe
- faire preuve de rigueur
Savoir-être :
- faire preuve de dynamisme et de réactivité face aux situations
- avoir le sens de l’organisation
- avoir le sens relationnel et travailler dans un environnement multiculturel
- avoir le sens du service public
CDD jusqu'au 31/08/2026. Rémunération brute mensuelle : 1806.66
Attribution d'une prime mensuelle brute de 106.81€ (justifier d'un contrat d'une durée égale ou supérieure à 1 an sans interruption avec l'université d'Artois)