Assistant direction relation usagers h/f

Les missions en bref …

Rattachée à la Direction Générale des Services, la Direction Marketing et Relation Usagers (DMRU) a pour missions de promouvoir l’image de Marque du Département des Yvelines, de rendre visibles et lisibles les actions des différentes Directions auprès des bénéficiaires de ses aides et services, ses usagers et le Bloc communal, ainsi que mettre en œuvre des actions culturelles et sportives, en particulier pour les publics dont le Département a la charge (personnes en situation de perte d’autonomie ou de handicap, collégiens, jeunes de l’Aide Sociale à l’Enfance – ASE, allocataires du Revenu de Solidarité Active – RSA).

En tant qu’Assistant de direction relation usagers H/F placé sous l’autorité directe du Sous-Directeur, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :

ACTIVITE D’EXPERTISE

1. Coordonner la production de pièces administratives à l’échelle de la sous-direction, en lien avec l’assistante de direction (notes, courriers, rapports, parapheurs, etc.). Cette mission inclut la relecture systématique des productions administratives de la sous-direction avant visa par le Sous-Directeur ;
2. Suivre les effectifs, les mouvements de personnel et les besoins en recrutement de la sous-direction ;
3. Assurer le suivi des congés et absences des collaborateurs (utilisation de la calculette) ;
4. Assurer la gestion de l’agenda du sous-directeur pour l’organisation des réunions en lien avec les directions en internes et partenaires externes à l’institution
5. Assurer une veille sur les échéances, les validations internes et les délais réglementaires ;
6. En lien avec l’assistante de Direction, être l’interlocuteur privilégié des directions supports (Direction des Moyens Généraux, Direction des Finances et de l’Evaluation, Direction des Ressources Humaines, Direction des Affaires Juridique et des Assemblées) ;
7. Organiser des temps de coordination administrative avec les chefs de service, pour une animation par le sous-directeur ;
8. Planifier les réunions de sous-direction et en rédiger les comptes-rendus.

AMELIORATION CONTINUE ET PROCEDURES

9. Veiller au classement et à la sauvegarde des documents à conserver dans Teams et sur le « I » ;
10. Gérer les accès au SharePoint accueil ;
11. Etablir les bons de commande et veiller à la mise à jour des circuits de validation dans SIS-Marché/Grand Angle en lien avec le Sous-Directeur ;
12. Renseigner Airs Délib, outil de suivi et de pilotage des délibérations adoptées par l’Assemblée Départementale, et suivre l’état d’avancement des projets des rapports et des délibérations.Accompagner le sous-directeur dans la préparation les dossiers RH (fiches de poste, organigrammes, bilans, plan de formation) ;
13. Assurer l’interface avec la direction des ressources humaines pour les questions courantes.

En complément de ces missions principales, l’agent public pourra être amené, en fonction des besoins de la Direction et/ou des nécessités de service, à exécuter toutes les tâches relevant de son cadre d’emplois qui lui seront demandées.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Bac + 2 formation administrative, financière et sociale

Savoir-faire

14. Maitrise des outils bureautiques (word, Excel, PowerPoint, Canva)
15. Connaissances des procédures administratives et financières (processus d’achat, marchés public)
16. Compétences organisationnelles
17. Travailler en autonomie
18. Savoir gérer plusieurs sujets en même temps
19. Bonne communication écrite et orale
20. Force de proposition

Savoir-être

21. Sens du travail en équipe
22. Adaptabilité et réactivité
23. Créatif
24. Respect de la confidentialité

AUTRES INFORMATIONS
Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !