Description du poste
En tant qu’assistant(e) de pôle, vous assurez un support administratif et polyvalent auprès des cadres du pôle.
Vos missions seront les suivantes :
1. Gestion des mails, préparer et suivre les courriers envoyés aux personnes en demande d’hébergement d’urgence,
2. Organiser les réunions du pole mise à l’abri, réserver et préparer les salles, envoyer les invitations et les ordres du jour,
3. Préparer les intégrations des nouveaux salariés et les évènements d’immersion,
4. Assister les managers dans la réalisation des plannings des salariés et les mettre à jour dans l’outil de planification (Eurécia)
5. Saisir les variables de paie des salariés,
6. Suivre l’inscription des salariés en formation,
7. Planifier les réunions, et participer à l’organisation d’évènement partenariaux,
8. Suivi du matériel et des fournitures préparation des commandes en fonction des besoins,
9. Organiser les activités spécifiques du pôle.
Plus particulièrement, vous serez en mesure de traiter en première intention les mails autour des situations des ménages qui nous sont porté par les partenaires.
Qualifications
Diplômée Bac + 2 ou équivalent de type BTS assistant de gestion ou de direction, vous justifiez d’une première expérience professionnelle similaire.
10. Vous possédez d’excellentes compétences en communication écrite et orale, ainsi qu’une capacité avérée à synthétiser et structurer l’information,
11. Votre parcours témoigne de votre sens de l’organisation, de votre rigueur et de votre réactivité, des qualités essentielles pour travailler efficacement en équipe,
12. Vous êtes capable d’anticiper et de résoudre les difficultés en apportant des solutions innovantes et pragmatiques,
13. Force de proposition, vous identifiez rapidement les axes d’amélioration et mettez en place des actions correctives et des solutions efficaces,
14. Vous maîtrisez les outils du pack office, en particulier Word et Excel (gestion de tableaux, tris et formules de calcul),
15. Une connaissance ou un attrait marqué pour les enjeux du secteur social et associatif sera fortement apprécié.
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