Chef (h/f) de pôle accueil – relations avec les usagers

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales

En tant que chef de pôle, vous êtes chargé de :

- manager l’équipe de l’accueil général en coordonnant l’activité de la section qui a en charge l’accueil et le standard de la préfecture et de la DDT ainsi que la gestion du courrier interne des services du périmètre ATE élargi (préfecture, DDT, DDETS-PP, SGC-D, ONACVG) ;

- veiller et contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité et à la fiabilité des informations données aux usagers dans le cadre de la certification QUALI-ATE ;

- contribuer à l’obtention de la certification Services Publics +;

- gérer les outils de gestion électronique des documents notamment de l’application « Rendez-vous » de la préfecture, MAARCH (dématérialisation de la gestion du courrier) ;

- assurer le traitement des demandes d’intervention relevant de votre domaine d’activité en lien avec l’application GLPI (demandes de fournitures, de mobiliers et équipements de bureau, etc.) ;

- assurer la gestion des copieurs (acquisitions, remplacements, suivi du marché de maintenance, dépannages, remplacement des cartouches d’encre, etc.);

- assurer un suivi des dépenses portant sur l’affranchissement et les achats;

- superviser les opérations d’impression, de conditionnement et de livraison des documents produits (rapport d’activité des services de l’État – documents de communication, etc.).

- organiser et sécuriser la continuité de service et la suppléance de l’ensemble des missions relevant de son domaine d’activités.

Votre environnement professionnel


Activités du service

Le secrétariat général commun départemental (SGCD), service déconcentré de l’État, assure l’ensemble des fonctions support pour le compte de la préfecture de département et les deux directions interministérielles (DDT et DDETSPP). Le SGCD du Cantal comprend 4 services:
- le service interministériel départemental des ressources humaines (SIDRH)
- le service interministériel départemental de l’achat et des finances (SIDAF)
- le service interministériel départemental de l’immobilier, de la logistique et de l’accueil (SIDILA)
- le service interministériel départemental des systèmes d’information et de la communication (SIDSIC).

Au sein du SIDILA, le pôle accueil et relations avec les usagers:
- assure l’accueil et le standard de la Préfecture, du SGCD et de la DDT,
- est responsable de la gestion des courriers internes/ externes de ces mêmes services,

- commande et distribue les fournitures et autres équipements aux services bénéficiaires,

- assure la reprographie des services bénéficiaires.

Composition et effectifs du service

La section relations avec les usagers comprend 6 agents en charge de l’accueil, du standard, du courrier et des moyens généraux (impression – reprographie, vaguemestre, suivi fournitures -achats).

Liaisons hiérarchiques

- le chef de service et son adjoint :N+1
- le directeur du SGC-D : N+2