Assistant.e de direction h/f

Dans un rôle significatif d’appui de la direction de son établissement, l’assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l’activité de la structure. Sur des fonctions polyvalentes, elle/il est garant(e) de la bonne organisation de certains évènements : elle/il coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appuie plus généralement la direction de l’établissement. Sa proximité avec l’équipe dirigeante l’oblige à la plus grande confidentialité, et l’amène à coordonner un certain nombre d’activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.

1) Gérer l’accueil et le standard, dans une posture de bienveillance, d’écoute et de bientraitance à l’égard des personnes accueillies


2) Gestion administrative

- Tenue du tableau d’affichage des salariés
- Tenue des dossiers du personnel de la structure et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires)
- Référent administratif pour le GIE Alliance gestion (préparation des documents à envoyer au GIE Alliance Gestion, suivi des échéances à respecter…), notamment concernant la comptabilité de la structure
- Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la direction
- Gestion du courrier de l’établissement
- Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité

3) Gestion courante
- Classement des dossiers et archivage
- Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel (ordinateur, téléphone…)
- Réception des commandes
- Suivi des contrats de location (bureau, copier, véhicules, communication téléphone et internet, assurance…) et maintenance (sécurité, sécurité incendie, entretien des bureaux etc.) : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement, etc.
- Suivi des dossiers d’exonération des taxes et impôts
- Gestion et suivi des chèques déjeuner

4) Gestion comptable

- Tenue de la caisse
- Tenue du journal des dépenses
- Récupération des documents comptables
- Suivi des factures à payer
- Préparation et vérification des documents comptables
- Transmission des documents comptables au GIE Alliance


5) Gestion locative du parc immobilier
- Premier interlocuteur des propriétaires des logements
- Suivi des contrats de location, des paiements (mise en place de mandats de prélèvement) et des quittances
- Ouverture / fermeture des comptes EDF, GDF, Eau etc.
- Suivi et tenue des outils reporting liés au parc immobilier
- Participation à la captation de nouveaux logements adaptés au dispositif
- Traiter les réclamations techniques (occupants, tiers, propriétaires, …) et superviser les interventions techniques nécessitant l’expertise de prestataires externes ;