Offre n° 209CSWF – Assistant de direction du Pôle Ressources et Moyens (H/F) Responsabilités
Secrétariat et pilotage de l’agenda : gestion des parapheurs entrants et sortants, prise d’initiatives pour assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA (gestion des fournitures, coordination des commandes collectives, etc.).
Priorisation des informations reçues et alerte du DGA des réponses à apporter.
Accueil téléphonique et physique.
Organisation logistique des déplacements, réunions et événements du pôle.
Gestion de l’agenda du DGA.
Rédaction de notes, rapports et mails sur demande du DGA.
Tâches administratives et de secrétariat classique (enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents).
Coordination et suivi administratif : rédaction de comptes‑rendus de réunion, notes, fiches synthétiques et rapports.
Coordination et suivi des demandes d’éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle.
Constitution des dossiers pour les réunions du DGA et réponses à apporter.
Traitement des courriers et informations reçues sur les plateformes de communication (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, etc.).
Suivi de dossiers transversaux.
Gestion déléguée et liaison transversale : préparation des validations et conduite de processus sur les outils numériques dédiés aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib).
Assurer un lien transversal efficace avec les directions du Pôle, le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et les services associés.
Coordination et préparation des entretiens annuels ainsi que de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d’activité, rapport développement durable, dossiers liés à l’assemblée départementale ou commission permanente).
Coordination des assistants de direction du pôle sur des dossiers communs.
Fonction de référent sur des sujets spécifiques (numérique, etc.).
Collecte et consolidation des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), notamment des directeurs du pôle et de leurs adjoints.
Profil et compétences
Maîtrise des outils bureautiques et des plateformes (TELERECOURS, SAGACE, etc.).
Connaissance des processus administratifs et des logiciels dédiés (GFD, GECCO, Airdélib).
Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
Rigueur, discrétion et sens de l’organisation.
Autonomie, réactivité et capacité d’initiative.
Sens du relationnel et travail d’équipe.
Adaptabilité et respect des délais.
Formation et/ou expérience confirmée en gestion administrative.
Expérience : 12 mois – fonctions similaires (indispensable).
Conditions de travail
Type de contrat : CDD 3 ans renouvelable une fois.
Temps plein, horaires variables.
Lieu : Rodez – télétravail possible.
Salaire : Selon convention.
Déplacements : Aucun.
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