Missions Principales :
Secrétariat de Gestion :
En appui au Directeur (autorité hiérarchique), sous la responsabilité fonctionnelle de la cheffe de service de gestion et en lien avec l'assistante de Direction et les responsables de sites, la secrétaire de gestion est un maillon essentiel dans le soutien administratif, financier et logistique, garantissant le bon fonctionnement du service, le suivi des actions et la qualité des prestations.
- Gestion administrative et ressources humaines
Suivi et contrôle des congés, des fiches horaires et mise à jour des informations dans les tableaux de suivi, en renfort de l'Assistante de Direction (ADD).
Traitement des éléments variables de paie et transmission dans les délais impartis au service Paie/RH.
Classement et archivage des documents administratifs numérisés.
Transmission des informations internes et remplacement de l'ADD en cas d'absence.
- Gestion financière et budgétaire
Participation à l'élaboration des budgets prévisionnels (devis et contrats) en lien avec le Directeur et la cheffe de service de gestion.
Contribution à la projection du plan pluriannuel.
Contribution à la préparation des comptes administratifs (entrées et sorties liées aux investissements).
Suivi du respect des budgets alloués.
- Gestion logistique et maintenance en lien fonctionnel avec la Responsable des Moyens Généraux
Gestion du parc automobile et suivi des opérations de maintenance avec les services généraux et les différents sites. Centralisation des informations en lien avec les secrétaires de mission
Gestion des sinistres et contrôle des dossiers afférents.
Commandes : recherche de devis, négociation avec les fournisseurs, suivi des commandes.
Organisation des interventions des prestataires en lien avec les moyens généraux et les secrétaires de mission des sites.
Suivi du service après-vente du matériel (pannes, changements, réparations).
Gestion des litiges avec les fournisseurs.
Dispositif d'accompagnement immédiat :- Gestion administrative et suivi des dossiers gérés par le dispositif d'accompagnement immédiat afin d'assurer un soutien aux mesures en attente.
Sous l'autorité hiérarchique du directeur et en lien fonctionnel avec la cheffe de service du dispositif :
Actualisation des outils de gestion et de suivi de la liste des mesures en attente d'attribution
Interface avec le service centralisé du Pôle et les sites AEMO- AEMOI - Assurer la transmission de l'information
Gestion des courriers, mails, transmissions internes et tenue du tableau de bord..
Rédaction des comptes-rendus, mise en forme et rédaction des notes d'informations du service auprès du Juge et du service d'aide sociale à l'enfance
Accueil téléphonique des usagers, partenaires et professionnels.
Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.
- Qualité et organisation
Participation active à la démarche qualité de l'établissement.
Contribution à l'amélioration continue des procédures internes.
Compétences et expériences requises :
Vous êtes apte à travailler en équipe
- Formation en gestion et administration de type BTS/DUT Assistant de gestion/comptabilité
- Capacité rédactionnelle et excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
- Aptitude au travail en équipe et sens de la coopération.
- Rigueur, méthode et organisation.
- Sens de l'initiative et respect de la confidentialité.
- Capacité à prioriser et à gérer plusieurs missions simultanément.
Postes à pourvoir : immédiatement
Type de contrat : CDI temps plein (secrétaire de gestion à 0.60EPT et secrétaire PAI 0.40ETP)
Postes situés à : Bobigny
Rémunération et avantages :
- Selon convention collective du 15 mars 1966 (CCN 66)
- Reprise ancienneté
- Prime SEGUR
- Indemnités repas
- Remboursement Navigo 75%
- Congés annuels (5 semaines) + 18 jours de congés trimestriels (6 par trimestre hors été) + cong
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