Responsable du pôle accueil-standard courrier

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Au sein du bureau logistique immobilier du secrétariat général commun départemental de l’Ariège, vous serez responsable du pôle Accueil-Courrier et encadrerez une équipe de 6 agents


Responsable de l’accueil général:

- Coordonner, organiser et animer les services d’accueil-standard, du courrier et du point d’accueil numérique (PAN)
- Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux usagers et la sécurité de l’accueil

- Prendre en charge les accueils difficiles et conflictuels

- Évaluer la qualité de l’accueil au moyen d’indicateurs, du suivi qualitatif et quantitatif

- Mettre en œuvre les mesures d’amélioration de l’accueil dans le cadre de QualiATE

- Organiser le planning de présence des agents d’accueil en préfecture et DDI selon les horaires d’ouvertures des sites, les flux et les absences

- Planifier les rendez-vous du PAN

- Être impliqué dans la gestion du SSI en lien avec les autres intervenants

- Remise et collecte d’enquêtes de satisfaction des usagers
- Mettre en place et/ou officialiser par écrits les procédures

- Proposer et mettre en place des améliorations ou de nouveau process et outils pour les activités de l’accueil


Chargé(e) d’accueil et d’information:
- Assurer l’accueil téléphonique: réceptionner et transférer les appels dans les services; gérer les appels en cas d’absence d’un secrétariat

- Accueillir et orienter le public, prévenir les services des arrivées des RDV

- Donner des renseignements généraux de premier niveau

- Prendre les messages en cas d’absence et transférer au service concerné, soit par mail, soit par écrit

- Réceptionner les colis et donner l’information au destinataire

- Faire respecter les règles de sécurité et surveillance des accès dans le cadre du plan vigilance VIGIPIRATE

- Distribuer les badges provisoires contre remise de pièce d’identité (pour personnes invitées, identifiées et autorisées par les services)

- Prévenir obligatoirement les agents du pôle technique du SGCD en cas d’intervention d’entreprises extérieures ou de maintenance.

Chargé(e) de la coordination du courrier :
- Organiser le remplacement de l’agent en cas d’absence pour assurer la continuité du service
- Réception, traitement, ventilation du courrier réceptionné pour tous les sites

- Tri et affranchissement du courrier «départ» pour tous les sites

- Enregistrement des recommandés avec accusé de réception et des lettres «suivi» dans un logiciel spécifique

- Réalisation de l’envoi hebdomadaire général vers les maires du département, établissements publics de coopération intercommunale et syndicats
- Réception d’actes de collectivités dans le cadre du contrôle de légalité