Chargé d'accueil et assistant de direction

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

-> Gestion administrative et suivi des activités:

- Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel du secrétariat de la CPN;

- Traitement du courrier entrant et sortant de la CPN(dont liaison postale) ;

- Suivi des boîtes fonctionnelles DIPN2A-secrétariat de direction et DIPN2A régie-afc;

- Traitement de tous les rapports émanant de tout fonctionnaire de la CPN;

- Archivage informatique du courrier et des documents de la direction;

- Mise en forme des organigrammes de la CPN;

- Suivi des formations continues du personnel de la CPN;

- Rédaction de courriers et de notes de services;

- Edition quotidienne des événements et de la synthèse;

- Enregistrement de tous les dossiers individuels;

-> Organisation et coordination:

- Planification et organisation de réunions, rédaction des comptes rendus;

- Gestion des agendas et des déplacements du chef CPN et de son adjoint;

- Collationnement des éléments d’informations pour les astreintes du chef CPN et de son adjoint;

-> Soutien au fonctionnement de la CPN:

- Collationnement des besoins et commandes de fournitures;

- Mise à jour du plan de rappel;

- Suivi administratif des demandes d’expulsions;

- Traitement et suivi des procurations de votes;

- Distribution commandes Uniforces et tickets restauration;

- Réservation et suivi des déplacements hors département (Chorus DT).

-> Gestion de l’accueil du commissariat de police

- Accueil physique des usagers se présentant au commissariat de police;

- Première orientation des usagers dans les démarches administratives sollicitées;

- Accueil téléphonique et aiguillage des appels aux sein des différentes filières de la DIPN;

- Explications des procédures aux usagers;

- Renseignements élémentaires du public;

- Réception des colis adressés aux services de la DIPN;

Votre environnement professionnel:

Vous évoluerez dans un cadre de travail structuré et dynamique au sein de la Circonscription de Police nationale d’Ajaccio. Appartenant à la Direction Interdépartementale de la Police Nationale de la Corse-du-Sud, la CPN d’Ajaccio, forte de 120 agents, est composée d’une structure de direction et de trois filières: service local de la sécurité publique (SLSP), service local de police judiciaire (SLPJ) et Bureau de la Sécurité du Quotidien (BSQ). Elle assure sur la voie publique des missions de prévention, de contrôles et de protection des personnes et des biens.

· Activités du service

Le secrétariat assure le suivi administratif transversal de toutes les structures de la CPN. Il en gère également la régie de recettes. Le service de l’accueil dépend du Bureau de la Sécurité du Quotidien qui traite de toutes les thématiques en lien avec la relation aux citoyens: sécurité routière, actions de prévention à destination de divers publics, police administrative.