Secrétaire de direction (f/h)

CORPS : SECRÉTAIRES ADMINISTRATIFS

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Organisation de l’agenda de la direction et l’accueil:

- Gérer l’agenda, l’emploi du temps et les déplacements de la direction (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)

- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

- Accueillir physiquement les rendez-vous

- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (courriers, mails, Rescom…)

- Rassembler, préparer, contrôler et assurer le suivi des dossiers de direction (documentation, tableaux de bord/reporting, rapports, comptes rendus et notes diverses pour les réunions…)

- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)

- En coordination avec les différents services (logistique, division des formations, chargée de communication, USI, MESS...), préparer l’organisation des différents événements (réunions, commission de l’ordinaire, cérémonies, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…)


Autres missions/activités:

- Fonction ASSIST - Chorus DT

- Référent égalité/diversité

- Référent AMARIS

- Référent Correspondant de Formation (CoFo) de la structure

Votre environnement professionnel:

Activités du service: L’Ecole Nationale de Police (ENP) de Toulouse est une structure de formation chargée de la formation initiale des élèves gardiens de la Paix et des policiers adjoints

Composition et effectifs du service: Il est composé de 124 personnels de différents corps et statuts (actifs, administratifs, techniques, agents contractuels...)

Liaisons hiérarchiques: La commissaire divisionnaire, directrice de la structure, le directeur adjoint chargé de la division des formations et la secrétaire générale chargée de la division des ressources

Liaisons fonctionnelles: Toutes les unités de l'ENP de Toulouse, l'Académie de police, le SGAMI Sud et tous les services extérieurs en partenariat avec la structure