Assistant administratif - contrats d'entretien h/f

SOPREMA, groupe français de dimension internationale (5,14 milliards d'euros de CA et plus de 12 000 collaborateurs en 2024), est leader de la production et de la pose de système d'étanchéité pour le BTP.

Activité travaux du groupe familial SOPREMA créé en 1908, SOPREMA Entreprises regroupe 81 sites en France spécialisés dans la mise en oeuvre de solutions pour l'enveloppe des bâtiments (étanchéité, couverture, bardage) et la construction de charpentes. Ce sont près de 3 900 collaborateurs passionnés qui contribuent chaque année à la réalisation de 14 000 chantiers sur toute la France. Nous recrutons, pour notre agence travaux proche de DIJON (21), un :

Assistant administratif - Contrats d'entretien (H/F) en CDI pour notre secteur SOPRASSISTANCE

SOPRASSISTANCE est un secteur de service déployé dans chacune des agences du réseau SOPREMA Entreprises. Ce secteur est dédié aux interventions d'urgence, à l'entretien et aux travaux relatifs aux toitures terrasses et à la couverture des bâtiments.

Au sein du secteur SOPRASSISTANCE, vous intégrez le service contrats d'entretien. Vous assurez le support administratif, documentaire et organisationnel du service entretien. Vous garantissez la conformité réglementaire, la fluidité opérationnelle et la qualité du service rendu aux clients.

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Gestion de la planification

* Élaboration et mise à jour du planning des techniciens (4 équipes)
* Publication et actualisation du planning sur WEAVY
* Organisation et suivi des campagnes locales et nationales (ORVITIS, LA POSTE, AUTUN)
* Élaboration du planning chiffré

Gestion documentaire et conformité

* Élaboration des plans de prévention (PDP) et analyses de risques
* Création, dépôt et mise à jour des documents réglementaires dans WEAVY
* Génération et envoi des rapports d'intervention
* Mise à jour des MAPS
* Rédaction et gestion des contrats d'entretien

Suivi administratif des interventions

* Saisie des devis suite aux interventions de maintenance
* Ouverture des commandes après acceptation des devis et mise à jour du tableau de suivi
* Réalisation des estimations
* Préparation des pochettes hebdomadaires pour les équipes
* Pointage des techniciens et intérimaires (WEAVY + Excel)

Facturation & tableaux de bord

* Envoi des factures aux clients
* Gestion de la facturation et mise à jour du suivi des factures
* Mise à jour des tableaux de bord (suivi CE, devis, CE89)

Gestion des locations d'engins

* Gestion des besoins en location d'engins
* Vérification des factures de location via DIVALTO

Relation clients & communication

* Envoi des rapports d'intervention et documents associés
* Traitement de mails et d'appels téléphoniques

Poste 39h/semaine, à pourvoir en CDI.