Adjoint en gestion de la scolarité (h/f)

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».


Mission

L'université de Toulon recrute un adjoint en gestion de la scolarité (F/H) au sein de l'école d’ingénieurs SEATECH - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.

L'adjoint en gestion de la scolarité exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure.

Activités principales :

1) Scolarité pédagogique

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, des intervenants, des enseignants et des interlocuteurs internes et externes et les orienter

* Assurer le suivi des étudiants, de leur vie universitaire et la scolarité centrale de l’Université de Toulon (UTLN), les informer et les orienter dans leurs démarches.

* Assurer le secrétariat et l’assistance technique, logistique et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures qui contribuent à la réalisation des activités pédagogiques.

* Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante. Participer aux forums formation et Journées Portes Ouvertes

* Pointer et suivre les dossiers de candidatures à l'aide du logiciel de gestion dédié

* Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning

* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (Apogée, ecandidat)

* Suivre les absences et reporting (assiduité boursiers,…) ainsi que les convocations des jurys et commissions

* Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

* Aider à l'inscription administrative, réaliser les inscriptions pédagogiques à l'aide du logiciel de gestion dédié.

* Être en appui aux responsables pédagogiques et aux présidents de jurys (préparation et finalisation des délibérations, apports de solutions techniques).

* Saisir les notes et éditer les PV de jurys, afficher les résultats et éditer les relevés de notes.

* Participer au suivi pédagogique des étudiants (orientation, mise en rapport avec les enseignants).

2) Gestion administrative

* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratif), les reproduire et les diffuser

* Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

* Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité

* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier, classer et archiver des documents, gérer la messagerie

* Organiser et alimenter les bases de données, renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues

* Traiter, sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Contraintes particulières :

* Être disponible pendant les temps forts de l’année universitaire (recrutement, inscription, rentrée, jury)

* Disponibilité dans le cadre de la participation aux forums formation et journées portes ouvertes

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : C - Adjoint

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Structure d'affectation et localisation : SEATECH – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1575 €

Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université.

Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2026

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement


Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Connaissances :

* Avoir une connaissance de base de l'environnement et de la culture universitaire : organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur, connaître une réglementation, l'offre de formation, les statuts et l'organisation générale des formations

* Connaître les règles de scolarité, l'offre de formation, la charte des examens ainsi que les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression d'une année sur l'autre, les règles de délivrance du diplôme

* Connaître la règlementation et les procédures de scolarité

* Bonne connaissance de l’offre de formation de SeaTech

Compétences opérationnelles :

* Savoir rendre compte, travailler en équipe

* Être capable de rechercher l'information nécessaire à la réponse des demandes des usagers

* Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

* Utiliser les outils informatiques et les applications logicielles relatives au traitement des opérations de recrutement des étudiants (APOGEE, eCandidat)

Compétences comportementales :

* Bon relationnel, sens du contact

* Rigueur dans le suivi des procédures

* Confidentialité

Date limite de candidature : 02/07/2026